Developing a business intelligence initiative in higher education

Abstract

In nowadays, Business Intelligence (BI) is one of the most important areas for managers and their organizations, whose investments on this type of projects are increasing. The decision-making process has become crucial to be more competitive, and higher education institutions (HEIs) are not an exception. For the last years, HEIs from all over the world have started to apply BI to their educational and decision-making challenges. In 2013, the BI Task Force from EUNIS (European University Information Systems) surveyed several HEIs to understand the maturity of their BI systems. The results revealed inconsistencies, raising the doubt about the comprehension of BI concepts. Considering this survey and its basis on maturity models, this dissertation analyses the existing models regarding higher education. Understanding the difficulties in answering the EUNIS survey from a perspective of two Portuguese universities is also a goal. It was created a feedback survey, whose results revealed it was a positive experience, although the lack of clarification of BI concepts was underlined. Thinking about other universities starting their BI journey, it was developed a kit proposal that clarifies concepts and best practices for this sector. It was validated by the two universities mentioned above, which will be starting their initiative in January 2015. This validation was made through an interview, and the feedback was encouraging. Having a guidance to be methodical in this phase was highlighted, as well as the presentation of real success cases that allow to understand what other institutions do on their daily basis.

Atualmente, Business Intelligence (BI) é uma das mais importantes áreas para gestores e empresas, cujo investimento tem vindo a aumentar substancialmente. A tomada de decisão tem-se tornado fundamental para o aumento da competitividade e as instituições do ensino superior não são exceção. Nos últimos anos, instituições de todo o mundo têm começado a aplicar BI nos seus desafios. Em 2013, a BI Task Force da EUNIS (European University Information Systems) decidiu realizar um inquérito a instituições de ensino superior para conhecer a maturidade dos seus sistemas de BI. Os resultados revelaram incoerências, criando a dúvida sobre a correta compreensão dos conceitos. Tendo em conta este inquérito e a sua base em modelos de maturidade de BI, é realizada uma revisão bibliográfica dos modelos existentes direcionados para o ensino superior. Compreender as dificuldades em responder ao inquérito da EUNIS, na perspetiva de duas universidades, também é um objetivo deste estudo. Foi criado um questionário de feedback, cujos resultados revelaram ter sido uma experiência positiva, embora a falta de clarificação dos conceitos fosse sublinhada. Considerando instituições a iniciar a sua aventura em BI, foi criado um guião que clarifica conceitos e boas práticas para o sector. Foi validado pelas universidades mencionadas, que vão começar as suas iniciativas no próximo ano. Essa validação, feita com entrevistas, revelou que um guião que ajude as universidades a serem metódicas nesta fase é essencial, bem como a apresentação de casos reais de sucesso que permitem dar a conhecer o que é feito no dia-a-dia do sector.