Impacto do instant messaging empresarial no fator humano: aplicação numa empresa de consultoria em tecnologias de informação

Abstract

Após uma adoção massiva pelos utilizadores domésticos, o instant messaging (IM) ganha dimensão no domínio empresarial. A sua utilização tem crescido ainda que se possa refletir negativamente na produtividade, quando usado mais para fins sociais do que profissionais ou quando existem interrupções frequentes. Neste estudo de caso, realizado numa empresa de consultoria em tecnologias de informação, a Agap2 Consulting, analisa-se a perceção da utilização e dos impactos no fator humano da adoção de um software de IM empresarial. A análise dos dados recolhidos através de um questionário, distribuído por 117 colaboradores onde 69 são utilizadores do IM, permite alcançar os três objetivos específicos de investigação definidos. Relativamente ao primeiro objetivo de analisar o perfil do utilizador do IM, verificou-se que com exceção dos consultores, existe uma adoção massiva do IM (>93%) e uma tendência para ser utilizado pelos colaboradores que não estão deslocados. O objetivo de analisar o perfil da utilização evidenciou uma utilização frequente (59%), com carácter profissional. Nas funcionalidades mais utilizadas distingue-se a troca de mensagens instantâneas e partilha de ficheiros. Os motivos de utilização mais evidenciados foram a “pergunta / resposta rápida” e “verificação de disponibilidade” de um contacto e mais de 61% refere manter a utilização dos outros meios de comunicação. Observaram-se impactos positivos na comunicação e sensação de proximidade com os colegas; na satisfação e qualidade do trabalho desenvolvido e na relação profissional. Estes impactos são concordantes com a política de gestão de recursos humanos da empresa devendo melhorar-se a taxa de adoção do IM.

After a massive adoption by home users, instant messaging (IM) gets bigger in the workplace. Its use has grown even though it may reflect negatively on productivity, when used mainly in a social way or when cause frequent interruptions. In this case study, performed in a consulting firm in information technology, the Agap2 Consulting, is analyzed the perception of the use and impact of the human factor in the adoption of an enterprise IM software. The analysis of data collected through a survey distributed to 117 employees in which 69 are IM users, allows to achieve the three specific research objectives defined. Regarding the first objective of analyzing the profile of the IM user's, it was found that with the exception of consultants, there is a massive adoption of IM (> 93 %) and a tendency to be used by employees who are not displaced. The goal of analyzing the usage profile showed frequent use (59 %) on a professional basis. The most used features are instant messaging and file sharing. The top reasons for use are "quick question / answer" and "check availability" of a contact and more than 61 % refers maintain the use of other media. There’s a positive impact on communication and sense of closeness with peers; satisfaction and quality of work and professional relationship. These impacts are consistent with the company’s human resource management policy and it should make efforts to improve the rate of adoption of IM.