Application of lean thinking approach to an internal service system of a utilities company

Abstract

An ineffective and inefficient provision of internal services has impacts on the performance and sustainability of organisations. The current research aims at verifying if effectiveness and efficiency gains result from the application of a systematic lean approach to the internal services of a utilities company. Lean thinking is the conceptual framework considered for such purpose. The methodology serving such intents is based on a case study developed at the markets division of a utilities company with business on the power and gas markets. The information that sustains this research was collected through direct observation and informal interviewing of the staff of the markets division, as well as of its internal customers. The lean thinking systematic approach encompasses the application of lean tools. In this regard, process activity mapping is employed, as well as other lean tools, like problem solving, kaizen blitz events, kanban, or work standardisation. Three processes concurring to the provision of internal services are studied: market risk hedging, database parameterisation for financial derivatives register, and CO2 emission allowances stock calculation. The assessment of such processes within a lean thinking tools framework and their customer value and waste identification are followed by the implementation of improved versions of such processes. Results indicate that effectiveness gains are achievable and carry real impacts in terms of value for the internal customer, an aspect sparsely developed on previous research. In terms of efficiency impacts, lead time is reduced 74%, 97% and 89% for each process, respectively, whilst personnel participation is reduced 7%, 20% and 57%.

Uma inefectiva e ineficiente prestação de serviços internos gera impacto na performance e sustentabilidade das organizações. A presente investigação visa verificar se a aplicação sistemática da perspectiva lean thinking aos serviços internos de uma empresa do sector das utilities resulta em ganhos de efectividade e eficiência. A metodologia que serve o propósito da presente investigação é sustentada por um caso de estudo levado a cabo na unidade de mercados de uma empresa do sector energético. Toda a informação obtida foi recolhida a partir de observação directa, ou de entrevistas informais dos colaboradores da unidade de mercados, bem como dos clientes internos da mesma. A perspectiva lean thinking considerou a aplicação de ferramentas lean, nomeadamente process activity mapping, problem solving, eventos kaizen blitz, kanban, e estandardização de actividades. Três processos que concorrem para a prestação de serviços internos são estudados: cobertura de risco de mercado, parametrização de base de dados para registo de derivados financeiros, e cálculo do stock de licenças de emissão de CO2. A avaliação de tais processos numa perspectiva de aplicação de ferramentas lean thinking, bem como a identificação do desperdício e do valor dos serviços na perspectiva dos clientes internos, é seguida da implementação de versões melhoradas dos mesmos processos. Os resultados da investigação indicam que impactos positivos de efectividade são possíveis, originando ganhos de valor para o cliente interno, aspecto parcamente abordado em investigações anteriores. Em termos de eficiência, o lead time dos processos foi reduzido em 74%, 97% e 89% para cada um dos mesmos, enquanto que a participação dos colaboradores for reduzida em 7%, 20% e 57%.