Aumentar a eficiência de um sistema de gestão documental através de IA identificando áreas especificas de melhoria

Abstract

A gestão documental (GD) é um processo crítico na Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, designada a partir deste momento por SGMF, influenciando diretamente a eficiência operacional, a prestação de serviços e, consequentemente, a tomada de decisões internas e externas (clientes da SGMF). Esta dissertação explora as hipóteses de otimização que permitam a continuidade de evolução e a eficiência de um sistema tão tradicional cujo arranque teve início no ano 2000, com a denominação de "Plêiades". As regras associadas à gestão documental e já concretizadas no sistema Plêiades tornam o respetivo sistema de informação mais robusto do ponto de vista funcional, técnico e de arquivo. A opção por soluções baseadas em tecnologias de Inteligência Artificial (IA), não pode ser descurada nas possíveis soluções, pois limitaria o potencial crescimento do sistema bem como a eficiência da SGMF. Neste contexto, foi criado um Artefacto baseado em inteligência artificial (IA), denominada “Oríon”, usando uma abordagem de prototipagem simulada, de tipologia "Wizard of Oz". Para cumprir este objetivo integrou-se no fluxo de trabalho do Subprocesso Pagamento, na Plataforma Gestão Documental, a IA Oríon que tem como função, alertar o utilizador do sistema sobre a integridade dos dados e o consequente prosseguimento das atividades de um processo complexo de trabalho, o subprocesso de pagamento no contexto das compras públicas. A necessidade subjacente à realização deste estudo prende-se com a dificuldade em garantir, na íntegra, a autenticidade, a transparência e a "compliance" dos processos administrativos que obriga cada participante no processo, a despender mais tempo para validação. A IA "Oríon" tem como objetivo efetuar essa mesma validação devolvendo resultados mais precisos sobre o estado do processo. Os resultados da simulação são analisados segundo duas métricas objetivas, a saber: um parâmetro de qualidade do processo (integridade da informação nele contida) e, outro de desempenho (redução de tempo de execução do mesmo). Para além destas métricas utilizou-se a avaliação através do questionário desenvolvido segundo a metodologia "Design Science Research Methodology" (DSRM).

Document management (DM) is a critical process in the Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, referred to from now on as the SGMF, directly influencing operational efficiency, the provision of services and, consequently, internal and external decision-making (SGMF clients). This thesis explores the optimization hypotheses that will allow the continued evolution and efficiency of a traditional system, which began in 2000 under the name "Plêiades". The rules associated with document management already implemented in the Plêiades system make the respective information system more robust from a functional, technical and archiving point of view. The option for solutions based on Artificial Intelligence (AI) technologies cannot be overlooked in the possible solutions, as it would limit the potential expansion of the system as well as the efficiency of the SGMF. In this context, an Artifact based on artificial intelligence was created and called "Oríon", using a simulated prototyping approach, of the "Wizard of Oz" type. To fulfill this objective, Oríon was integrated into the workflow of the Payment Subprocess on the DM platform. Its function is to alert the system user to the integrity of the data and the consequent continuation of the activities of a complex work process (the payment subprocess in the context of public procurement). The underlying need for this study is the difficulty in fully guaranteeing the authenticity, transparency and compliance of administrative processes, forcing each participant in the process to spend more time on validation. Oríon's aim is to carry out this same validation, returning more accurate results on the state of the process. The simulation results are analyzed according two objective metrics: a process quality parameter (integrity of the information contained therein) and a performance parameter (reduction in process execution time). In addition to these metrics, an evaluation was carried out using a questionnaire developed according to the Design Science Research Methodology (DSRM).