Melhoria do processo de distribuição de consumíveis clínicos no Hospital Santa Maria

Abstract

Atualmente, o setor da saúde procura cada vez mais reunir os esforços necessários para alcançar a máxima otimização e eficiência em todas as suas operações e atividades, com o objetivo de estes serem executados evitando qualquer desperdício possível, seja a nível de tempo, recursos humanos, matérias primas, entre outros. Neste sentido, o presente estudo tem como principal objetivo identificar ações concretas que tornem o processo de distribuição de consumíveis clínicos no Hospital Santa Maria mais eficiente, procurando resolver problemas como a rotura de stock e o desperdício de tempo durante a operação de distribuição. Para se conseguir cumprir com os objetivos estabelecidos neste projeto , através da metodologia Case Study, e com o apoio da abordagem do BPM lifecycle, procurou-se identificar, modelar, analisar e redesenhar o processo de distribuição de material pelos diferentes serviços clínicos existentes no Hospital Santa Maria. Para tal, este estudo apresenta seis melhorias que passam por: rever os pontos de encomenda e em simultâneo assegurar a ampliação do espaço de armazenagem potenciar formações aos trabalhadores; construir um dashboard para medição de desempenho através de seis indicadores selecionados; elaboração de auditorias periódicas; reestruturação de horários de trabalho para evitar distribuição nos momentos de maior afluência do hospital; e por fim, a renovação do terminal portátil. Pretende-se com estas melhorias impactar indicadores como: tempo médio de processamento de pedidos; lead time de emissão de pedidos de compra; % de materiais em ruptura/pré-ruptura; tempo médio para distribuição; nível de precisão de inventário; e taxa de satisfação do cliente.

Currently, the health sector is increasingly seeking to bring together the necessary efforts to achieve maximum optimization and efficiency in all its operations and activities, with the aim of these being carried out avoiding any possible waste, whether in terms of time, human resources, raw materials, among others. In this sense, the main goal of this study is to identify concrete actions that make the distribution process of clinical consumables at Santa Maria Hospital more efficient, seeking to solve problems such as stock outages and wasted time during the distribution operation. In order to achieve the objectives established in this project, through the Case Study methodology, and with the support of the BPM lifecycle approach, we sought to identify, model, analyze and redesign the material distribution process across the different clinical services existing in the Santa Maria Hospital. To this end, this study presents six improvements that include: reviewing ordering points and simultaneously ensuring the expansion of storage space; promote training for workers; build a dashboard to measure performance through six selected KPIs; preparation of periodic audits; restructuring working hours to avoid distribution during the hospital's busiest times; and finally, the renovation of the portable terminal. These improvements are intended to impact indicators such as: average order processing time; purchase order issuance lead time; % of ruptured/pre-ruptured materials; average time for distribution; level of inventory accuracy; and customer satisfaction rate.