Paperless systems and their implementation: Perceptions of non-teaching staff at Iscte

Abstract

Paperless has been growing in companies and organizations in an increasingly digital world. Paperless can be defined as the adoption of digital records, such that paper becomes a backup plan. It becomes increasingly important to understand the implementation of these systems and the challenges found in adopting them in companies. Covid-19 pandemic was a key factor accelerating the change to digital tools in companies. This study aimed to understand the perception of non-teaching staff regarding paperless system and it is implementation at Iscte – higher education institution. Non-teaching staff are an important part of the organizations, specifically their perceptions since they provide knowledge over the system and enable the institution evolution. A qualitative approach was adopted and semi-structured interviews carried out with non-teaching staff from different services within the institution. Findings showed that despite the advances in paperless system respondents feel there is still room to make it better and more universally applied. In general, participants` had a very positive view of paperless systems and their role both during the pandemic and after it. Theoretical contribution is related with the study of paperless in a higher educational institution. Paperless has not been studied as much in these organizations and this research aims to fill this gap. In practical terms this study can help managers to understand the importance of integration of paperless in organizations, the advantages and challenges of this process.

Os sistemas sem papel têm vindo a crescer nas empresas e organizações num mundo mais digital. Os sistemas sem papel definem-se como a adoção de registos digitais sendo o papel cada vez mais um segundo plano. Torna-se importante perceber a implementação destes sistemas e os desafios na adoção destes sistemas nas empresas. A pandemia foi importante para explorar a tendência para uma estratégia digital no negócio. Este estudo pretendeu perceber a perceção do pessoal não docente acerca dos sistemas sem papel e implementação no Iscte – instituição de ensino superior. Estes são uma parte importante das organizações, especificamente as suas perceções, uma vez que permitem perceber os sistemas sem papel tendo uma visão de quem utiliza, providenciando conhecimento que permite à instituição evoluir. Foi adotada uma abordagem qualitativa e entrevistas semiestruturadas foram feitas ao pessoal não docente de diferentes serviços. As respostas desta investigação revelaram que apesar dos avanços no sistema sem papel os entrevistados sentem que ainda existe possibilidade de melhorar e de o aplicar em toda a instituição. No geral os participantes têm uma visão muito positiva sobre os sistemas sem papel e a sua funcionalidade durante e após a pandemia. A contribuição teórica relaciona-se com o estudo dos sistemas sem papel numa instituição de ensino superior. Estes não têm sido tão estudados nestas organizações e este estudo pretende colmatar essa falha. As contribuições práticas podem ajudar os gestores a compreender a importância da integração dos sistemas sem papel nas organizações, vantagens e desafios deste processo.