A desmaterialização de processos no âmbito do sistema de homologação de produtos fitofarmacêuticos

Abstract

Este trabalho de projecto pretende exemplificar, no quadro da evolução do papel do Estado e da administração pública, o desenvolvimento de um sistema tecnológico de informação e comunicação de suporte a uma actividade de licenciamento (neste caso de produtos fitofarmacêuticos), tendo em conta os preceitos do New Public Management e do New Public Service. Procura-se exemplificar as opções a tomar no âmbito da procura de ganhos de eficiência e da melhoria de prestação de serviços ao cliente (no âmbito do NPM), bem como no aperfeiçoamento da divulgação de informação a todos os stakeholders, tendente ao seu envolvimento, no espírito do NPS. É caracterizada a gestão da informação no sistema de homologação de produtos fitofarmacêuticos em Portugal, são identificados os constrangimentos da organização e propostas medidas de resolução, designadamente através da reengenharia de procedimentos e da utilização das tecnologias de informação e comunicação, no sentido da máxima desmaterialização de um conjunto de procedimentos de licenciamento, que são exigentes dos pontos de vista técnico e legal, tanto para as entidades requerentes, como para a entidade reguladora. É abordada a questão da necessidade de interligação de sistemas de gestão documental, de gestão de fluxo de trabalho e de gestão de conteúdos, como requisito essencial, não só numa perspectiva dos procedimentos de licenciamento em causa, mas também da sua integração na actividade da organização, nomeadamente com o sistema de avaliação de desempenho organizacional e individual. Finalmente, são expostos os resultados esperados do sistema tecnológico de informação proposto, designadamente no tocante às melhorias esperadas na eficácia, na eficiência e na qualidade da governança do sistema de homologação de produtos fitofarmacêuticos. É apresentada uma análise ambiental (ou SWOT), são elencadas as metas já alcançadas e propostos desenvolvimentos futuros.

This work aims at exemplifying, in the scope of the evolution of the roles of State and public administration, the development of a technological information and communication system to support a licensing activity (in this case of plant protection products), having in mind the precepts of New Public Management and New Public Service. It is intended to show the options to make in the search for efficiency gains and the amelioration of the services provided to the costumer (in the sense of NPM), as well as in the improvement of the transmission of information to all stakeholders, aimed at their involvement, in the logic of NPS. The management of information in the Portuguese plant protection system is described, constraints of the organisation identified and resolution measures proposed, namely through process reengineering and use of information and communication technologies in the direction of the maximum dematerialisation of a set of licensing procedures, that are demanding from the technical and from the legal points of view, either for the applicants or for the regulating authority. The need of interconnection of document, workflow and website management is discussed as an essential prerequisite, not only in a perspective of the licensing procedures contemplated, but also their integration in the activity of the organization, namely with the organizational and individual performance evaluation system. Finally, the expected results of the technological information system proposed are discussed, namely the improvements expected regarding efficacy, efficiency and quality of governance of the authorisation system of plant protection products. A SWOT analysis is presented, already achieved milestones are detailed and future developments proposed.