A benefit dependency network for shadow IT adoption

Abstract

Shadow information technology (SIT) revolves around systems that are hidden but still are managed by the same business entities. It consists on the use of devices, software, systems and applications without information technology (IT) department approval. Employees use IT without the knowledge of the IT department and this creates a gap in communication, as the IT department looses the knowledge of the reality within the company. However there are benefits envolved. In order to take advantage of those benefits, change has to be implemented in the way business activities are handled. The benefits should be a direct effect of change, of the difference between the ongoing and suggested way that activities are done and the efficiency and effectiveness to which people deliver on their daily tasks. The objective of this study is to propose a benefit dependency network (BDN) for SIT, through its concepts sinthetize our findings and specify connections between SIT practices and its benefits. With an understanding of the BDN and the benefits of SIT it is easier to have a better notion of the implications and the factors involved in order to assist in the decision making process. Either an organization wants to reach inovation, increase revenue, retain clients, the BDN helps with analysis and selection and is something organizations should take seriously, as it is essential to have knowledge on what the benefits there are and how they can be reached.

Shadow information technology (SIT) aborda sistemas que estão ocultos mas são geridos e utilizados pelas diversas entidades de negócio. Consiste no uso de dispositivos, software, sistemas e aplicações sem a aprovação do departamento de informática – information technology (IT). A maioria dos trabalhadores utiliza este tipo de aplicações sem o conhecimento do departamento de IT e isto cria uma lacuna na comunicação, fazendo com que o departamento de IT perca a real noção da situação da companhia, no entanto existem benefícios envolvidos. De forma a tomar vantagem desses benefícios, deve ser implementada uma mudança na maneira em que as actividades de negócio são realizadas. Os benefícios devem ser efeito directo de mudança, da diferença entre o modelo corrente e sugerido de fazer o negócio, assim como na eficiência e eficácia com que o staff desenvolve o seu trabalho com sucesso. O objectivo deste estudo é propor uma benefit dependency network (BDN) para shadow IT e, através dos seus conceitos sintetizar as nossas descobertas e especificar conexões entre práticas de SIT e seus benefícios. Com percepção da BDN e dos benefícios de SIT é possível ter uma melhor noção das implicações e factores envolvidos, facilitando assim o processo de tomada de decisão. Quer a organização queira atingir a inovação, aumentar lucros, reter clientes, a BDN facilita no processo de análise, de escolha e deve ser algo que as organizações devem levar a sério pois é essencial haver conhecimento sobre que benefícios existem e como os atingir.