Diagnóstico para estruturação do serviço de compras de um hospital público

Abstract

O trabalho objetivou realizar diagnóstico situacional do Setor de compras de um hospital público, com ênfase na licitação como modalidade de compras, utilizando ferramentas de gestão e definindo um plano de ação estratégica. Foi realizado um estudo bibliográfico seguido de capacitação de equipe multidisciplinar e posterior aplicação de ferramentas da qualidade e planejamento estratégico para diagnóstico. A Matriz SWOT ferramenta que possibilitou a análise dos ambientes internos e externos do Hospital. Para uma análise de falhas das etapas do processo de compras, foi utilizada a ferramenta FMEA (Failure Mode and Effects Analysis), uma ferramenta analítica que mostra quais são as falhas de processos, como elas se manifestam (modos de falhas) e quais as consequências (efeitos ) dessas falhas para a operação. A seguir calculou-se os riscos destas falhas através de um indicador chamado RPN – Risk Number ( Número de Prioridade e Risco) com base na chance da ocorrência da falha, na sua severidade e na chance de detecção da mesma. Com base nos resultados obtidos, foi realizada uma priorização de causas das principais falhas, com proposição de um Plano de Ação a ser elaborado e conduzido pelas lideranças estratégicas de cada área, com a proposta de estruturação do serviço de compras da unidade hospitalar pública. Conclui-se que as ferramentas de gestão possibilitaram a análise de fragilidades do processo de compras hospitalar, sendo fundamentais para uma gestão mais assertiva e eficiente deste processo.

The research had the objective of accomplish the situational diagnosis of a public hospital buying’s sector, with emphasis on the bidding process as the modality of buying, utilizing methods of management and defining a strategic action plan. A bibliographic study was carried out followed by a multidisciplinary team capacitation and further application of the methods of quality and strategic planning for a situational diagnosis. SWOT Matrix is a tool that enablesthe analysis of the indoor and outdoor environments of the Hospital. For an analysis of the failures of the buying process steps, we used the analytical tool FMEA that shows what the process’ mistakes are, how they manifest themselves (failures modes) and which are the consequences (effects) of these failures for the operation. Afterwards, the risks of these failures were calculated through an indicator called RPN – Risk Number (Number of Priority and Risk) based on the chance of failure occurrence, on its severity and on the chance of detecting this failure. Based on the obtained results, the main failures wereprioritized with the proposition of an Action Plan to be elaborated and carried out by the strategic leaderships of each area, with the proposal of restructuring the buying service of the public hospital unit. The conclusion is that the tools of management enabled the analysis of thefragilities of the buying service, being fundamental for a more assertive and efficient management of this process.