Implementação de um Project Management Office na MCG

Abstract

Sendo colaborador da MCG e participando ativamente em muitos dos projetos da empresa, frequentemente deparo-me com situações evitáveis que, embora umas mais complexas do que outras, colocam em causa o sucesso dos projetos. Após a conclusão da minha formação em gestão de projetos (GP), ficou evidente que muitos desses problemas são facilmente ultrapassáveis através da correta aplicação de ferramentas e técnicas em GP. Sendo a MCG uma empresa de sucesso em contínuo crescimento desde 2011, a introdução de um Project Management Office poderá otimizar e contribuir para a melhoria dos seus resultados através da redução do trabalho não planeado e na redução de custos através da gestão dos riscos, introduzindo assim uma cultura de GP na empresa. Pretendeu-se assim fazer um diagnóstico da maturidade em gestão de projetos, identificar quais os principais obstáculos à implementação de um PMO, sensibilizar as equipas de projeto para a importância da GP e com base nisso, é sugerida a utilização de técnicas e ferramentas unanimemente reconhecidas. Para além do conhecimento interno da empresa já pré-adquirido, foi realizada uma avaliação de maturidade em GP recorrendo a uma adaptação do modelo OPM3, recomendado pelo Project Management Institute (PMI). Simultaneamente, durante aplicação do modelo, foram realizadas conversas formais com os responsáveis pela GP das diferentes unidades. Apesar dos constrangimentos encontrados, como a impossibilidade de aferir de forma exata os custos associados a cada um dos projetos, esta avaliação permitiu verificar que a maturidade em GP na organização está ainda aquém do desejável para uma empresa com a dimensão e posição no mercado como a MCG. Assim, recomenda-se a criação de um PMO de modo a padronizar procedimentos, ferramentas e técnicas em toda a empresa, contribuindo desta forma para o aumento da cultura em estão de projetos em todos os colaboradores.

As a developer at MCG who actively participates in many of the company's projects, I often come across situations that are preventable and that, while some of them more complex than others, put in question the success of projects. Upon completion of my training in project management (PM), it became clear that many of these problems are easily surmountable through correct application of tools and techniques in PM. At MCG, a successful company in continuous growth since 2011, the introduction of a Project Management Office can optimize and contribute to the improvement of results. It can reduce unplanned work and costs through risk management, thus introducing a PM culture in the company. The aim of this work is to make a diagnosis of project management maturity, identify the main obstacles to the implementation of a PMO, raise the awareness of project teams to the importance of PM. To that end, the use of widely recognised tools and techniques is suggested. In addition to the internal tacit knowledge of company, a maturity assessment was carried out in PM using an adaptation of the OPM3 model, recommended by the Project Management Institute (PMI). Simultaneously, during application of the model, formal conversations with those responsible for the PM in different units were held. Despite the constraints encountered, such as the inability to accurately assess the costs associated with each of the projects, this evaluation has shown that maturity in PM in the organization is significantly behind that which would be desirable for a company with the size and market position that MCG has. Thus, it is recommended to create a PMO in order to standardize procedures, tools and techniques across the enterprise, thus contributing to the increase of project culture in all employees.