Avaliação do impacto da implementação de módulo ERP em PME portuguesas

Abstract

As PME representam uma parcela importante do tecido empresarial português, empregam mais de 2 milhões de pessoas e têm um volume de negócios superior a 186.278 milhões de euros. Desde 2012 que foram alvo de uma lei imposta pelo governo português onde dita que qualquer empresa com um volume de negócios superior a 100.000 euros é obrigada a ter um sistema de faturação eletrónico. Com esta implementação, imposta legalmente e com o objetivo de impedir a fraude fiscal, as empresas foram obrigadas a repensarem os seus processos de negócio, a sua margem de rendimento e a capacidade de investimento num sistema desta natureza, ERP. Com base nestes sistemas o nosso estudo tem como objetivo geral compreender as vantagens e os inconvenientes da implementação de um módulo ERP nas pequenas e médias empresas portuguesas. Como metodologia adotada, optámos por uma abordagem mista em duas fases. Primeiramente numa fase qualitativa, através do método entrevista aproximámo-nos da realidade dos empresários onde foi partilhada a experiência do processo de implementação do módulo de faturação. Numa segunda fase, quantitativa, utilizando como técnica de recolha de dados o inquérito por questionário obtivemos informação sobre os impactos organizacionais após a implementação de um sistema desta natureza. Os resultados obtidos permitiram-nos concluir que apesar de ser um investimento representativo a nível de custos e tempo para as empresas, este acarreta benefícios em várias perspetivas. A curto prazo verificamos uma maior eficiência e otimização nas atividades do dia-a-dia bem como a longo prazo permite melhores tomadas de decisão e maximização do lucro. Nas relações externas à empresa verifica-se uma relação mais eficaz com os fornecedores e um melhor serviço prestado ao cliente. Internamente à empresa, verifica-se uma melhor comunicação e uma maior consistência na informação organizacional.

Small and medium size businesses represent an important portion of the Portuguese entrepreneurship community, they are responsible for the employment of over 2 million people and their turnover is more than 186.278 million of euros. Since 2012, they were the target of a new Portuguese government regulation, stating that every company with a turnover of more than 100.000 euros is obliged to have an electronic invoicing system. With this new implementation, which was considered a legal mandatory measure with the goal of avoiding financial fraud, companies were forced to rethink their business procedures, their profits and their investment capacity in this new environment, ERP. Based on these new systems, our study has the general goal of addressing the advantages and inconveniences of implementing an ERP module in Portuguese small and medium size businesses. As adopted methodology, we decided on a mixed approach, in two stages. Firstly a qualitative stage, based on the interview method, we got close to the entrepreneur’s reality, where they shared their experience, regarding the implementation of the invoicing module. On a second stage, which was quantitative, using as data collecting technique the survey by questionnaire, we obtained information on the organizational impacts after the implementation of a system of this nature. The results we obtained allowed us to conclude that, though it represents a significant investment in terms of time and costs for the businesses, it drives benefits in several perspectives. In a short term, we verified an improvement in efficiency and optimization of day to day activities, as well as long term benefits, regarding decision making and profits maximization. Regarding external relationships to the company, we verified a more successful relationship with the providers and a better service given to the clients. Internally, we verified enhancements on the communication and a better consistency in the organizational information.