Análise e desenho de uma solução do tipo ‘sistema de informação de gestão’ para suporte a processos de spend analysis: caso prático numa transportadora aérea comercial portuguesa

Abstract

Em mercados cada vez mais competitivos, as organizações apostam em soluções que lhes permitam alcançar os melhores resultados. Aproveitando a rápida evolução tecnológica, procuram ferramentas que permitam identificar e capturar oportunidades de poupança, que se reflitam no aumento das receitas e no alcance de vantagens competitivas. O processo de Spend Analysis (Análise de Gastos Estratégicos) e os Sistemas de Informação são os temas centrais deste projeto. A realidade empresarial que suporta esta investigação provém de um estágio curricular na Área de Negociação de Compras Estratégicas da Logística da TAP, companhia aérea portuguesa, que pretende encontrar uma solução mais eficiente para reduzir os gastos com as aquisições da Manutenção e Engenharia. Definiram-se como principais objetivos: 1) Elaboração do enquadramento teórico relativo aos temas de investigação, Spend Analysis e Sistemas de Informação; 2) Análise dos processos de negócio da Área de Negociação; 3) Apresentação de uma solução de Business Intelligence1 que cumpra todos os requisitos exigidos. No decorrer da investigação, identificou-se a ausência de uma ferramenta de suporte às atividades diárias da Área. Foi percetível a manifestação de uma carência no apoio à tomada de decisão sobre fornecedores e aquisições de bens e serviços. Os resultados das análises efetuadas permitiram a seleção daquela que se considerou a melhor ferramenta de Business Intelligence face aos requisitos da TAP. Os dashboards2 desenvolvidos nesta ferramenta permitirão maior rapidez e autonomia nas análises realizadas.

On an increasingly competitive reality, the corporations seek optimized solutions. Taking advantage of the fast technological development, the quest lies on tools that seize opportunities on savings, returns and competitiveness. The Spend Analysis method and Information Technology are the main subjects of this project. The basis that supports this investigation resulted of an internship on TAP’s Logistic Department where, the need for efficiency on Maintenance and Engineering for acquisitions is in order. The following objectives were defined:  Theoretical Framework on the subjects; Spend Analysis and Information Technology  Analysis on the Business process on Trading  Development and presentation of a BI3 solution that fills the needed requirements During the analysis, the lack of tools was clearly identified. This fact showed limitations on everyday management and business support/decision. The project’s outcome was the ground for the selection of the proper BI solution, in line with TAP requirements. The developed dashboards4 will support business decision and provide due autonomy.