A importância do processo e controlo orçamental para o alcance da estratégia, numa empresa de TI

Abstract

Este projeto apresenta um estudo de caso que analisa o processo de orçamentação e de controlo orçamental, numa empresa de tecnologias de informação. Tem como objetivo principal verificar se, a forma como estes processos se encontram implementados, contribui para o bom funcionamento do ciclo de gestão e consequente alcance da estratégia. Este tema surge do facto da empresa em 2011 ter alterado a sua estratégia, uma vez que a antiga já se encontrava alcançada – ser a maior empresa de sistemas de informação em Portugal – sendo necessários novos desafios para a gestão. Começámos por abordar o ciclo fechado do sistema de gestão sistematizado por Kaplan e Norton (2008), onde verificámos as interligações existentes entre planeamento estratégico e planeamento operacional bem como as ferramentas que deverão estar implementadas para seu correto funcionamento. Dentro das ferramentas de planeamento operacional encontrámos o orçamento e o controlo orçamental, processos que explanamos segundo a bibliografia de Jordan et al. (2011). Descrevemos depois a forma como os processos e controlo orçamentais são operacionalizados dentro da empresa, verificando ao mesmo tempo se à luz da teoria explicada se se encontravam corretamente desenhados e implementados. Concluímos que, embora existam algumas melhorias identificadas, os dois processos contribuem de maneira positiva para o alcance da estratégia. Para que pudéssemos retirar conclusões mais profundas sobre a interligação entre os instrumentos estratégicos e os operacionais, analisámos a importância do orçamento no modelo de avaliação de desempenho e a forma como as métricas financeiras e não financeiras associadas às perspetivas do Balanced Scorecard (BSC) estão implementadas.

This project presents a case study, which analyzes the budgeting process and budgetary control, in an information technologies enterprise. Has as main objective to verify if the way of these processes are implemented they contribute to the proper functioning of the management cycle and consequent achievement of strategy. This issue arises from the fact that in 2011 the company has changed its strategy since the former was already achieved (be the largest company of information systems in Portugal), requiring new management challenges. We started by present the closed-loop management system systematized by Kaplan and Norton (2008) here we noticed existing interconnectors between strategic planning and operational planning as well as the tools that should be implemented to its correct functioning. Within the operational planning tools, we found the budget and budgetary control, processes that explained according to bibliography of Jordon et al. (2011). Then we describe how the processes and budgetary control are operationalized in the company, checking at the same time according to the theory if they were properly designed and implemented. We conclude that, although some identified improvements, the two processes contribute positively to the achievement of the strategy. To allow us to draw conclusions about the deeper interconnection between the strategic and operational instruments, we analyzed the importance of the budget in the performance evaluation model and how the financial and non-financial metrics associated with the perspectives of the Balanced Scorecard (BSC) are implemented.