Gestão de informação de arquivo: projecto de plataforma de comunicação em rede para a administração central do Estado

Abstract

O contexto de crise obriga a Administração Pública portuguesa a tornar-se mais eficaz e eficiente sem pôr de lado a sua capacidade de diálogo. A boa gestão da informação das organizações públicas é um dos factores que mais pode contribuir para o aumento da sua eficiência e eficácia. Todavia, a complexidade crescente desta área impõe que o órgão coordenador da política nacional de arquivos, neste caso, a Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ), em articulação com as Secretarias-Gerais, que actualmente detêm importantes responsabilidades na gestão de documentos ao nível ministerial, assuma uma atitude mais proactiva. A evolução tem demonstrado um acentuar da vertente relacional do órgão coordenador, apostado na qualificação do sistema de arquivos através da produção de normas e orientações técnicas, da prestação de apoio técnico, da supervisão e da regulação. O desenvolvimento de projectos transversais nestas áreas, como, por exemplo, o da Identificação e Levantamento de Processos da Administração Central do Estado, tem conduzido a um crescimento da interacção entre o órgão coordenador e os organismos. Justifica-se, assim, a criação de uma plataforma de comunicação que os mantenha em contacto de modo a responder às necessidades surgidas durante a execução de projectos ou mesmo das tarefas correntes. Esta plataforma: permitirá auxiliar os responsáveis pela gestão da informação de arquivo em cada organização, que poderão dissipar as suas dúvidas através das salas de discussão e dos repositórios de informação; possibilitará o acompanhamento e monitorização dos projectos transversais pela DGARQ e pelas Secretarias-Gerais; e, suportará a concepção de políticas públicas de arquivo através da recolha de dados. A plataforma, ao sedimentar uma Rede de Arquivos da Administração Central do Estado (RAACE) baseada na partilha da informação e do conhecimento, constituirá uma ferramenta essencial no apoio à qualificação dos arquivos da generalidade das organizações públicas.

The crisis context obliges public administration to become more effective and efficient without putting behind it’s capacity of dialog. Good information management in public organizations is one of the factors that most can contribute to the growth of it’s effectiveness and efficiency. Nevertheless, the growing complexity of this area imposes a more proactive attitude of the coordination authority, the Directorate General of Archives (DGARQ), in articulation with the General Secretaries, which actually have great responsibilities in document’s management at ministerial level. Evolution has showed an intensification of the public relations of the coordination authority that is achieving the qualification of the archives system throw the production of standards, the giving of technical support, supervision and regulation of the system, the coordination of the General Secretariats and the development of the transversal projects. The development of transversal projects in these areas, such as, for example, the Identification and Description of Processes of Central State Administration, has led to a growth of the interaction between the coordination authority and the organizations. It is justifiable the creation of a communication platform that maintains them in contact to satisfy needs created during the execution of projects or in current tasks. This platform: will help the responsible of information management of which organization, that can dissipate it’s doubts through chats and information repositories; will facilitate the accompaniment and overlooking of transversal projects by DGARQ and General Secretariats; and will support the conception of archive public policies through data collecting. Platform, through the reinforcement of an Archives Central State Administration Network, based in information and knowledge sharing, will constitute a key tool in the support to the qualification of the archives of most public organizations.