Simplificação da comunicação administrativa: um projeto para o Instituto da Segurança Social, IP

Abstract

Numa sociedade cada vez mais complexa e globalizada, a questão da comunicação entre Administração e cidadão assume uma importância fulcral. A simplificação da linguagem administrativa afirma-se, cada vez mais, como um ponto essencial para assegurar o exercício pleno da cidadania, enquanto pedra de toque do sistema democrático. Só compreendendo a informação que lhe é transmitida é que o cidadão poderá participar ativamente na sociedade e fazer valer os seus direitos. O Instituto da Segurança Social, IP tem trabalhado no sentido de simplificar e aperfeiçoar os seus suportes externos de comunicação, como formulários, no entanto, ainda não existe uma uniformização de todos os documentos, como os ofícios, que são redigidos de acordo com a sensibilidade do técnico, tendo como resultado textos complexos e tecnicistas, que não são acessíveis ao cidadão comum. Considerando a amplitude do público que acede aos seus serviços, abrangendo praticamente toda a população, e a sua área de atuação, vital num Estado Social e ainda mais na realidade sócio-económica em que vivemos, o Instituto da Segurança Social, IP adquire uma importância fundamental na vida dos cidadãos e empresas, reforçando a necessidade da sua comunicação ser clara e eficaz. Pretende-se, assim, analisar as notícias disponíveis no sítio da internet da Segurança Social, importantes para os cidadãos, por forma a aferir a clareza do seu discurso e perceber quais os problemas existentes na mensagem que interferem na sua legibilidade e, por fim, propor uma ferramenta de apoio para os técnicos que redigem os suportes de informação, uma lista de verificação, que tornaria os documentos do Instituto da Segurança Social, IP mais claros e acessíveis a todos os cidadãos.

In an increasingly complex and globalized society, the issue of communication between administration and citizens has great importance. The simplification of administrative language states as a key point to ensure the full exercise of citizenship as the touchstone of the democratic system. Only by understanding the information that is conveyed by Administration, the citizens can actively participate in society and assert their rights. The Social Security Institute has been working to simplify and improve their external communication media, such as forms, however, there is still no standardization of all documents, such as letters, which are written according to the technician’s sensitivity, resulting in complex and technical texts, which are not accessible to the ordinary citizen. Considering the extent of public accessing their services, covering virtually the entire population, and its operation area, the Social Security Institute has a fundamental importance in the lives of citizens and businesses, reinforcing the need of clear and effective communication. It is intended, therefore, to analyze the news available on the website of Social Security, important to the citizens, in order to assess the clarity of his speech and realize what problems exists in the message that interfere with its readability and finally propose a support tool for technicians who write media information, a checklist, which would make the documents clearer and more accessible to all citizens.