Modelação de processos de gestão de propinas no contexto universitário – o caso de estudo ISCTE-IUL

Abstract

Apesar das Tecnologias e dos Sistemas de Informação (SI) serem grandes aliados dos gestores, no desempenho das suas funções, não têm garantido, por si só, os resultados desejados, na medida em que fragmentam os processos de negócio em torno de suas aplicações funcionais, ofuscando sua visibilidade end-to-end. Clareza na percepção dos requisitos dos processos de negócio a serem implementados em SI, torna-se um determinante para que os resultados provenientes da sua implementação revertam-se em diferencial de competitividade para as organizações. Esta dissertação tem por base a utilização do recurso da modelação, estando esta inserida nas melhores práticas da abordagem Business Process Management (BPM), como ferramenta de comunicação dos requisitos dos processos de negócio, com a intenção de mitigar dificuldades no seu entendimento e garantir o alinhamento destes com os objectivos estratégicos da organização. Para atingir o objectivo proposto, foi utilizado um Caso de Estudo, onde procedeu-se a Modelação do Processo de Negócio Gestão de Propinas, da Universidade ISCTE – Instituto Universitário de Lisboa (ISCTE-IUL), utilizando a notação Business Process Modeling Notation (BPMN). Este, entre outros processos, como medida estratégica definida no Plano de Actividades de 2012, visa ser implementado no SI Enterprise Resource Planning (ERP) da empresa SAP. O trabalho de campo consistiu no levantamento da situação actual (AS-IS) e proposta (TOBE) para o referido processo, que a nível teórico, foi fundamentado por conceitos acerca da abordagem BPM, SI ERP/SAP e ferramentas para automação dos processos de negócio. No nível prático, especificou-se os requisitos actuais e propostos do processo de Gestão de Propinas, utilizando o recurso da modelação com notação BPMN. O contributo deste trabalho consiste na apresentação dos benefícios da prática de modelação de processos de negócio, suportada pela aplicação da abordagem BPM. Esta abordagem propicia a explicitação e visibilidade dos processos, favorecendo o entendimento dos seus requisitos e garantido alcance dos resultados esperados, nomeadamente aquando da sua implementação em SI.

Despite Technologies and Information Systems (IS) being a great ally of managers in performing their duties, they don’t secure the desired results, once fragment business processes around its functional applications, masking the visibility end-to-end. Clarity in the perception of the requirements of business processes to be implemented in IS becomes a determinant for the results from its implementation revert in competitive edge for organizations. This thesis is based on the use of modeling resources, embedded in the best practices approach of Business Process Management (BPM), as a tool for communicate business processes’ requirements and aiming to mitigate difficulties in their understanding and ensure alignment of these with the strategic objectives of the organization. To achieve this goal, it was used a Case Study approach by modeling the Business Process Management Fees, from the University of ISCTE - Lisbon University Institute (ISCTE-IUL), using the Business Process Modeling Notation (BPMN). This, among other processes, such as defined in the Strategic Business Plan 2012, intends to be implemented in IS Enterprise Resource Planning (ERP) from SAP company. The fieldwork was performed by examining the current situation (AS-IS) and proposing solutions (TO-BE) for the process. This methodology was based, on a theoretical level, upon concepts about the BPM approach, IS ERP / SAP and tools for automating the business processes. On a practical level, it was specified the requirements of the current and proposed Fees Management Process, using the resource modeling with BPMN notation. The expected contribution of this work is to present the benefits of the practice of modeling business processes, supported by application of the BPM approach. This approach provide a clarity and visibility of processes, promoting the understanding of the requirements and guarantee achievement of expected results, particularly during the implementation of IS.