Process adjustment for the introduction of health wallet technology : The case of a cardiology unit at a public hospital

Abstract

Healthcare systems face growing pressure to improve efficiency and information management while ensuring timely and high-quality care. The Non-Invasive Techniques Unit (NITU) of the Cardiology Department at Hospital de Santa Maria (HSM) currently faces difficulties related to duplicate records, reliance on paper-based documentation, and bottlenecks in workflows, which increase administrative burden and the risk of error. Health Wallets (HWs), as digital tools designed to securely store and share clinical information, may help mitigate these limitations by promoting interoperability and greater patient involvement. This research seeks to identify the adjustments required to integrate HWs into the processes of the NITU. As a case study, it combines direct observation, semi-structured interviews, and surveys. The current workflow was mapped and analysed, and its critical inefficiencies were assessed using Failure Mode and Effects Analysis (FMEA). Results revealed failures in interoperability and information handling, reflecting structural inefficiencies in the unit’s processes. A redesigned process model is proposed, aimed at reducing redundancies, ensuring reliable data flows, and preparing the unit for HW adoption. Anticipated benefits include improved accuracy of clinical records and a reduction in administrative workload. The adoption of digital technologies at HSM depends not only on technical deployment but also on process adaptation, requiring system consolidation and less manual handling of information. Success is expected to be driven by redesign guided by Business Process Management (BPM) principles and supported by the understanding and active engagement of healthcare professionals.

Os sistemas de saúde enfrentam uma pressão crescente para melhorar a eficiência e a gestão da informação, assegurando simultaneamente cuidados atempados e de qualidade. A Unidade de Técnicas Não Invasivas de Cardiologia (NITU) do Hospital de Santa Maria (HSM) enfrenta atualmente dificuldades relacionadas com duplicação de registos, uso de papel e bottlenecks nos fluxos de trabalho, que aumentam a carga administrativa e o risco de erro. As Health Wallets (HWs), enquanto ferramentas que permitem armazenar e partilhar informação clínica de forma segura, podem mitigar estas limitações, promovendo interoperabilidade e maior envolvimento do paciente. A pesquisa procura identificar os ajustes necessários à integração de HW nos processos da unidade da NITU. Como estudo de caso, combina observação direta, entrevistas semiestruturadas e questionários. O processo atual foi mapeado e analisado, e as suas ineficiências críticas foram avaliadas através do Failure Mode and Effects Analysis. Os resultados evidenciaram falhas na interoperabilidade e no tratamento da informação, refletindo ineficiências estruturais. É proposto um modelo de processo redesenhado, orientado para a redução de redundâncias, a fiabilidade dos fluxos de dados e a preparação da unidade para a adoção da HWs. Entre os benefícios antecipados destacam-se a precisão dos registos clínicos e a redução da carga administrativa. A adoção de tecnologias no HSM depende não apenas da vertente técnica, mas da adaptação dos processos com a consolidação de sistemas e redução de tratamento manual da informação, orientados pelos princípios de Business Process Management (BPM) e sustentados na compreensão e envolvimento dos profissionais.