Voluntary sustainability reporting standard for non-listed smes in the real estate and construction industry in Germany : Drivers, barriers, and coping mechanisms

Abstract

This research examines the adoption of the new Voluntary Sustainability Reporting Standard (VSME) by German small and medium-sized enterprises (SMEs) in the construction and real estate industries. The study identifies the specific drivers, barriers, and coping mechanisms influencing the implementation. A qualitative exploratory research design was employed, grounded in semi-structured interviews with 11 senior leaders, managers and sustainability representatives from SMEs. Applying thematic analysis through the regulative, normative, and cultural-cognitive pillars of institutional theory, the findings show that adoption is primarily influenced by regulative (e.g., access to finance) and normative (e.g., supply chain pressure) drivers. Identified barriers during the interviews include high implementation costs, regulatory complexity, and a perceived value gap. The identified perceived value gaps stem from the VSME's focus on company-level metrics, whereas market stakeholders frequently demand project-level sustainability data. Firms are coping by engaging external consultants, using the VSME’s modular design for a stepwise implementation, and strategically reframing the standard as an internal tool for process improvement. The study concludes that these SMEs pragmatically view the VSME less as a reporting burden and more as an organisational coping tool to build internal capacity and prepare for future mandatory disclosure.

Esta investigação examina a adoção da nova Norma de Relatórios Voluntários de Sustentabilidade (VSME) por parte de pequenas e médias empresas (PMEs) alemãs nos setores de construção e imobiliário. O estudo identifica os fatores específicos, barreiras e mecanismos de adaptação que influenciam a implementação. Foi utilizado um desenho de pesquisa exploratória qualitativa, baseado em entrevistas semiestruturadas com 11 líderes seniores, gerentes e representantes de sustentabilidade de PMEs. Aplicando a análise temática através dos pilares regulativos, normativos e culturais-cognitivos da teoria institucional, os resultados mostram que a adoção é influenciada principalmente por fatores regulativos (por exemplo, acesso a financiamento) e normativos (por exemplo, pressão da cadeia de abastecimento). As barreiras identificadas durante as entrevistas incluem elevados custos de implementação, complexidade regulatória e perceção de diferença de valor. As diferenças de valor percebidas e identificadas podem ser atribuídas ao foco do VSME em métricas ao nível da empresa, enquanto os intervenientes do mercado frequentemente exigem dados de sustentabilidade ao nível do projeto. As empresas estão a lidar com isto recorrendo à contratação de consultores externos, ao uso do design modular do VSME para uma implementação gradual e à reformulação estratégica da norma como uma ferramenta interna para melhoria de processos. O estudo conclui que estas PME veem pragmaticamente o VSME menos como um fardo de relatórios e mais como uma ferramenta organizacional para construir capacidade interna e preparar-se para a futura divulgação obrigatória.