Improving car parts selection process efficiency at Volkswagen Autoeuropa : Decision-making tool development

Abstract

This thesis addresses the challenge of decision-making in the management of alternative car parts (wahlweise) within the Bill of Materials (BOM) at Volkswagen Autoeuropa. Modern vehicle production involves highly complex BOM structures, with thousands of components interconnected across mod- els, motorizations, customer configurations, and uses. This complexity, combined with fragmented data and inconsistent processes, makes evaluating alternative part numbers a difficult and error-prone task. The research followed an Action Design Research approach, combining expert interviews, Delphi method, literature review, and iterative prototyping to develop a digital decision-support tool. The tool consolidates information from multiple sources, calculates cost and performance indicators, and provides visualization features that improve transparency, consistency, and comparability across al- ternatives. Key indicators include unit price, transport costs, chargeable-weight, and communality measures such as function-duplication and component model overlap. Findings show that while not all indicators identified in the Delphi study could be implemented, particularly those related to rental assets, inventory, environmental costs, and obsolescence, the de- veloped tool already contributes significantly to decision-making. It reduces fragmentation, standard- izes calculations, highlights trade-offs, and stimulates discussion among stakeholders. Importantly, the project also exposed organizational challenges, such as communication barriers and siloed data, which influence the effectiveness of decision-making as much as technical limitations. The study answers two research questions: (1) by demonstrating how BOM operational perfor- mance can be measured through structured indicators, and (2) by showing how a digital tool can streamline wahlweise decision-making. Ultimately, this work contributes both a functional artifact and a transferable framework for managing BOM complexity in manufacturing contexts.

A presente tese aborda a tomada de decisão na gestão de peças alternativas (wahlweise) automóveis dentro da lista de materiais (BOM) da Volkswagen Autoeuropa. A produção de veículos modernos en- volve estruturas de BOM complexas, com milhares de componentes interligados entre modelos, mo- torizações, configurações e utilizações. Esta complexidade, combinada com dados fragmentados e pro- cessos inconsistentes, torna a avaliação de peças alternativas uma tarefa difícil e propensa a erros. A investigação seguiu a metodologia Action Design Research, combinando entrevistas com especi- alistas, método Delphi, revisão de literatura e prototipagem iterativa para desenvolver uma ferra- menta digital de apoio à decisão. Esta ferramenta consolida dados de diversas fontes, calcula indica- dores de custo e desempenho e permite visualizações que aumentam a transparência, a consistência e a comparabilidade entre peças. Os principais indicadores incluem preço unitário, custos de trans- porte, peso cobrável e medidas de communality, como duplicação de funções e sobreposição de mo- delos. Embora nem todos os indicadores identificados no Delphi tenham sido implementados, particular- mente os relacionados com embalagens, inventário, custos ambientais e obsolescência, a ferramenta já contribui significativamente para a tomada de decisão, ao reduzir a fragmentação, padronizar cál- culos, evidenciar trade-offs e estimular o diálogo entre stakeholders. O projeto também expôs desafios organizacionais, como barreiras de comunicação e falta de integração de dados. A investigação responde a duas questões: (1) mostra como medir o desempenho operacional da BOM através de indicadores estruturados e (2) demonstra como uma ferramenta digital pode agilizar e tornar mais eficiente a decisão sobre peças alternativas.