Análise de uma implementação do ERP e otimização do programa com base nas funcionalidades existentes

Abstract

Este projeto aborda a otimização do processo de compra na EQ4T, uma microempresa focada na comercialização de equipamentos veterinários, através do uso das funcionalidades do Officegest. A empresa enfrentava desafios significativos, como a gestão de stocks ineficiente, o processo de compra manual demorado e propenso à ocorrência de erros, e também a subutilização do sistema em si mesmo. Isto implicava dificuldades nas tomadas de decisão, devido à falta de dados disponibilizados em tempo real. Assim, o principal objetivo deste trabalho é melhorar a eficiência operacional da empresa otimizando o processo de compra, sendo este o principal requisito da empresa. A pesquisa incluiu uma revisão de literatura sobre os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP), bem como o estudo das características do Officegest em específico, uma análise das necessidades e requisitos específicos da EQ4T, por meio de uma entrevista semiestruturada, de natureza qualitativa, com o CEO da empresa. A solução para a otimização deste processo envolveu a alteração dos códigos dos produtos de forma a existir uma correspondência com os preçários dos fornecedores e a automatização do processo de realização de encomendas. A implementação destas alterações resultou num controlo de stocks mais eficiente, numa redução de tempo e de erros no processo de compra, numa melhor comunicação entre funcionários e também na disponibilização de dados precisos em tempo real, de forma a ajudar nas tomadas de decisão. Em estudos futuros, sugere-se o desenvolvimento de um módulo completo e a avaliação do impacto dos sistemas ERP de diferentes setores e maior dimensão.

This project addresses the optimization of the purchasing process at EQ4T, a microenterprise focused on the commercialization of veterinary equipment, using the Officegest functionalities. The company faced significant challenges, such as inefficient stock management, a manual purchasing process that was time-consuming and error- prone, as well as underutilization of the system itself. This resulted in difficulties in decision-making due to the lack of real-time data availability. The primary objective of this work was to improve the company's operational efficiency by optimizing the purchasing process, which was the main requirement of the company. The research included a literature review on Enterprise Resource Planning (ERP) systems, as well as a study of the specific characteristics of Officegest, and an analysis of EQ4T's specific needs and requirements through a semi-structured qualitative interview with the company's CEO. The solution for optimizing this process involved changing the product codes to match the suppliers' price lists and automating the order processing. Implementing these changes resulted in more efficient stock control, reduced time and errors in the purchasing process, improved communication among employees, and the availability of accurate real-time data to aid decision-making. For future studies, it is suggested to develop a complete module and evaluate the impact of ERP systems in different sectors and larger companies.