Reduction of the overnight distribution cycle time in a warehousing company using Lean Six Sigma

Abstract

With an ever-growing competition in third party logistics, companies have been looking further and further to improve their competitive advantage over others by improving their processes to increase capacity and reduce costs as much as possible. This has often resulted in the aim of reducing their process’s cycle times. With this reality in mind, this research focuses on a Portuguese third party logistics provider, Santos e Vale, aiming to improve its competitive edge. Following an Action Research based methodology, this project worked side-by-side with the company’s stakeholders focusing on achieving meaningful practical and academic contributions. The Action Research methodology was combined with Lean Six Sigma to draw the best advantages of this last one regarding process improvement. Lean Six Sigma and its tools were used to structure this research such as the DMAIC tool. This research began with both a broad and a more specific and detailed mapping of the process to completely understand it allowing for, afterwards, data to be gathered regarding measurements of the process performance, such as the baseline cycle time. It was discovered that the process suffered from several hindrances such as the lack of warehouse operators, late cargo delivery by the customers and the lack of truck sets. To tackle these difficulties 3 solutions ended up being selected for implementation: Hiring extra warehouse operators, reassigning the responsibility of processing a problematic customer to a larger warehouse and acquiring new trailers. Out of these, in the end, only the first two ended up going through with their implementation, as the third was not possible to successfully implement given other discovered impediments. Following the implementation, a period of control and analysis of the results of said implementation was designated, which recorded a median process cycle time improvement of 5,402%.

Dada uma competição cada vez mais crescente no setor de prestação de serviços de logísticos a terceiros, as empresas têm vindo cada vez mais a procurar melhorar a sua vantagem competitiva sobre outros, melhorando os seus processos para aumentar a sua capacidade e reduzir os seus custos ao máximo. Isto tem resultado, por vezes, na procura de reduzirem os tempos de ciclo dos seus processos. Com esta realidade em consideração, esta pesquisa foca-se numa prestadora de serviços logísticos a terceiros, Santos e Vale, com o objetivo de melhorar a sua vantagem competitiva. Seguindo uma metodologia baseada na Investigação-Ação, este projeto foi desenvolvido lado-a-lado com os stakeholders da empresa, focando-se em alcançar contribuições tanto práticas como académicas. A metodologia de Investigação-ação foi aplicada em conjunto com a Lean Six Sigma de forma a extrair as melhores vantagens desta última, no que toca a melhoria de processos. Lean Six Sigma e as suas ferramentas foram utilizadas para estruturar esta pesquisa como a ferramenta DMAIC. Este trabalho iniciou-se com um mapeamento tanto geral como específico do processo para o compreender na sua totalidade permitindo que, eventualmente, dados pudessem ser adquiridos relacionados à mensuração do desempenho do processo, como o tempo de ciclo de referência. Foi descoberto que o processo sofria de vários obstáculos como a falta de operadores de armazém, entrega tardia de carga por parte dos clientes e a falta de conjuntos de viaturas. Para resolver estas dificuldades, 3 soluções acabaram por ser selecionadas para implementação: Contratação de mais operadores de armazém, alterar a responsabilidade de processar um cliente problemático para um armazém de maior dimensão e adquirir novos reboques. Destas, apenas as duas primeiras acabaram por ser totalmente implementadas, dado que a última não o foi possível devido à descoberta de outros impedimentos. A seguir à implementação, um período de controlo e análise dos resultados das implementações foi estabelecido, registando uma melhoria da mediana do tempo de ciclo em 5,402%.