Trendy or useful? Chatbots for business management

Abstract

Recent advancements in Artificial Intelligence (AI) have enabled autonomous vehicles, image and coherent text generation. Machine learning algorithms have been pivotal in this success, allowing computers to learn autonomously. Chatbots are a notorious applications of AI technologies and came to the forefront of interest after November 2022. Since then, several important developments in this area have occurred. Companies, entrepreneurs, and employees now have self-service chatbots available. This dissertation project seeks to identify the more convenient chatbots as a preliminary guide for those in the management areas to use some of these instruments to leverage their activity, taking advantage of what they can bring to their management practices. This research does not delve into the technological foundations of chatbots or the ethical considerations surrounding their development and usage. The dissertation investigates the suitability of chatbots for managing companies, focusing on their effectiveness in various management domains. The study comprises a systematic methodology, including an initial exploration of the chatbot landscape, categorization of chatbots, compilation of a preliminary chatbot list, and the adoption of an evaluation method. It involves the participation of seven experts who generated questions relevant to their respective management domains. Eight chatbots were selected for evaluation based on specific criteria. The experts independently assessed the quality of chatbot responses. Building on experts’ assessment the research draws conclusions about chatbots' accuracy in different management areas and extracts practical lessons. It addresses specific questions about chatbots in management, suggesting guidance for future real-world applications and studies.

Os recentes avanços em Inteligência Artificial (IA) permitiram o surgimento de veículos autónomos, geração automática de imagens e textos coerentes. Os algoritmos de aprendizagem de máquina desempenham um papel fundamental permitindo que os computadores aprendam autonomamente. Os chatbots são uma das principais aplicações de IA ganhando destaque após novembro 2022. Desde então, têm ocorrido desenvolvimentos nesta área. Empresas, empreendedores e empregados passaram a ter disponíveis chatbots de auto atendimento. Esta dissertação procura identificar chatbots mais convenientes, estabelecer um guia preliminar, para aqueles que atuam nas áreas de gestão, para tirar partido do que esses instrumentos podem trazer para suas práticas. Esta pesquisa não aprofunda bases tecnológicas dos chatbots nem considerações éticas no seu desenvolvimento e uso. A dissertação investiga a adequação dos chatbots à gestão de empresas, focando-se na sua eficácia em várias áreas de gestão. O estudo compreende uma metodologia, que inclui exploração inicial do atual panorama dos chatbots, respetiva categorização, compilação de uma lista inicial dos chatbots, bem como adoção de método para a sua avaliação, tendo sido selecionados oito chatbots com base em critérios específicos. O estudo envolve a participação de sete especialistas que colocaram questões relevantes nos respetivos domínios de gestão. Avaliaram depois, de forma independente e sem identificação dos chatbots, a qualidade das respostas dadas por estes. Com base na avaliação dos especialistas a pesquisa tira conclusões sobre qualidade dos chatbots nas diferentes áreas, extraindo lições práticas. Aborda, ainda, questões específicas sobre chatbots na gestão, sugerindo orientações para futuras aplicações e estudos no mundo real.