Process redesign using Design for Six Sigma: The case of inbound logistics at a pulp and paper manufacturer

Abstract

The Design for Six Sigma (DFSS) methodology is an approach focused on building quality into processes, focusing on identifying the needs of those involved and incorporating features that take those needs into account when designing the process. DFSS follows the Define, Measure, Analyze, Design, and Verify (DMADV) framework. This study was conducted in the Logistics Department of the paper company "The Navigator Company," which faced the challenge of redesigning the process of delivering transport notes between the team and the forests where the transport trucks were located. The existing process revealed inefficiencies, with communication and information sharing being carried out manually and subject to errors. Redesigning this process was essential in order to improve efficiency and minimize potential logistics failures. First, the specific needs and challenges of the logistics team were identified, which included interviews, process mapping and the prioritization of needs through structured interviews. Then, using the methodology, the most critical needs were identified, guiding the design of the new process. The proposed solution involved creating an electronic system for communicating and sharing information, enabling the needs identified to be met more effectively. This new process for communicating and managing waybills improved operational efficiency and reduced the errors associated with manual communication. The study exemplifies how the DFSS methodology can be successfully applied to improving logistics processes, ensuring efficient communication, and reducing potential failures.

A metodologia Design for Six Sigma (DFSS) é uma abordagem focada na construção de qualidade nos processos, centrando-se na identificação das necessidades dos envolvidos e na incorporação de características que considerem essas necessidades na conceção do processo. O DFSS segue a estrutura Define, Measure, Analyze, Design, and Verify (DMADV). Este estudo foi conduzido no Departamento de Logística da empresa de papel "The Navigator Company" que enfrentou o desafio de redesenhar o processo de entrega de guias de transporte entre a equipa e as matas onde se encontravam os camiões de transporte. O processo existente revelou ineficiências, com a comunicação e partilha de informações a serem realizadas de forma manual e sujeitas a erros. O redesenho desse processo era fundamental para melhorar a eficiência e minimizar possíveis falhas na logística. Primeiramente, as necessidades e desafios específicos da equipa de logística foram identificados, o que incluiu entrevistas, mapeamento de processos e a priorização das necessidades através de entrevistas estruturadas. De seguida, utilizando a metodologia, as necessidades mais críticas foram identificadas, orientando o design do novo processo. A solução proposta envolveu a criação de um sistema eletrónico de comunicação e partilha de informações, permitindo atender às necessidades identificadas de forma mais eficaz. Este novo processo de comunicação e gestão de guias de transporte melhorou a eficiência operacional e reduziu os erros associados à comunicação manual. O estudo exemplifica como a metodologia DFSS pode ser aplicada com sucesso na melhoria de processos logísticos, garantindo uma comunicação eficiente e reduzindo potenciais falhas.