Redesigning the picking process followed in the advanced warehouses at Hospital CUF Tejo

Abstract

Currently, the term 'efficiency' is widely discussed and valued, and the healthcare sector is no exception. Within this setting, both the public and private interests are focused on ensuring the best healthcare provision through the efficient use of resources while simultaneously minimizing their costs. The present study took place in the advanced warehouses of CUF Tejo Hospital in Lisbon, Portugal, where it was proposed the challenge of redesigning the picking process carried out by healthcare assistants in the hospital's advanced warehouses to improve its efficiency and effectiveness. Considering the stated objective, a case study methodology was applied, and the Design for Six Sigma based on the DAMDV cycle was followed for the redesign of the process. Thus, the research began with direct observations and semi-structured interviews, allowing to understand the process, identify its needs, and consequently, the critical factors for its quality. The underlying problems and their root causes are afterwards identified, followed by a proposal of solutions, with such solutions being based on benchmarking and interviews with the interested parties. The set of proposed solutions will then be evaluated in light of multiple criteria, including their suitability for addressing the root causes and CTQs. This final evaluation allows us to conclude that the proposed solution provides an appropriate response to the identified root causes and CTQs. Once the alternative offers significant improvements in process efficiency and effectiveness, aligning with the defined objectives.

Atualmente, o termo “eficiência” é amplamente discutido e valorizado e o setor da saúde não é exceção. Dito isto, o interesse público e privado está focado em assegurar os melhores cuidados de saúde através da utilização eficiente de recursos, de maneira a minimizar os seus custos. O presente estudo teve lugar nos armazéns avançados do Hospital CUF Tejo em Lisboa, Portugal, com o desafio de redesenhar o processo de picking executado pelas auxiliares de ação médica nos armazéns avançados do Hospital, com o objetivo de melhorar a sua eficiência e eficácia. Considerando o objetivo referido, a metodologia aplicada foi Design For Six Sigma que seguiu a estrutura DAMDV. Assim sendo, iniciou-se a investigação através de observações diretas e entrevistas semiestruturadas que, nos permitiu compreender o processo, identificar as suas necessidades e consequentemente os fatores críticos para a qualidade do mesmo. As falhas e ineficiências detetadas e os casos práticos estudados através de entrevistas e benchmarking, permitiram o desenvolvimento consciente sobre as soluções. O conjunto de soluções propostas será avaliado à luz de múltiplos critérios, incluindo a sua adequação para a resolução das causas raiz e CTQs. Esta avaliação final permite concluir que o conjunto de soluções propostas fornece uma respostas adequada às causas raiz e CTQs identificados. Uma vez que a alternativa proporciona melhorias significativas na eficiência e eficácia do processo, estando em conformidade com os objetivos definidos.