DFSS: An approach to improve the consignment circuit at Hospital CUF Tejo

Abstract

The consignment circuit at CUF Tejo is controlled by a document called the implant sheet (IS). This is used to regularize material payment, replacement and, most importantly, to track implantable material in clients. This work aimed to develop an alternative proposal to the current physical format of the IS in order to minimize the constraints and weaknesses of the current circuit. The approach for this project was based on the Design for Six Sigma (DFSS) methodology according to the Define, Measure, Analyze, Design and Verify (DMADV) framework, together with the Action Research (AR) methodology. This model combines the need for a structured project, with systematized steps and tasks but is highly focused on the active participation of the elements of the organization. Initially, a survey was carried out of the needs of those directly involved in the circuit, the Nurse team and the Logistics team, as well as mapping the current process through interviews and direct observation. Once the needs had been collected, they were analyzed and metrics were assigned to measure their impact, allowing a starting point and objective to be defined. They were then prioritized according to their degree of criticality, as well as identifying the critical points in the circuit and the reasons for them. Based on the data collected, two design proposals for the IS were developed and recommended based on the preferences of the participants in this study and the objectives set by the organization.

O circuito de consignação na CUF Tejo é controlado através de um documento denominado Folha de Implante (FI). Este é utilizado para regularizar o pagamento de material, reposição e mais importante rastrear material implantável em clientes. O objetivo deste trabalho recaiu sobre o desenvolvimento de uma proposta alternativa para o formato físico atual da FI de modo a minimizar os constrangimentos e fragilidades do circuito atual. A abordagem para este projeto baseou-se na metodologia Design for Six Sigma (DFSS) de acordo com a estrutura Definir, Medir, Analisar, Desenhar e Verificar (DMADV) juntamente com a metodologia de Action Research (AR). Este modelo combina a necessidade de um projeto estruturado, com passos e tarefas sistematizadas mas altamente focado na participação ativa dos elementos da organização. Inicialmente foi feito um levantamento das necessidades dos envolvidos diretamente no circuito, Equipa de Enfermagem e Equipa de Logística, assim como o mapeamento do processo atual, através de entrevistas e observação direta. Após recolhidas as necessidades as mesmas foram analisadas, atribuídas métricas para medir o seu impacto, permitindo definir um ponto de partida e um objetivo. De seguida foram priorizadas de acordo com o seu grau de criticidade, assim como a identificação dos pontos críticos no circuito e respetivas razões. Com base nos dados recolhidos foram desenvolvidas duas propostas de design para a FI e as mesmas foram recomendadas com base em critérios de preferências dos participantes neste estudo e objetivos transmitidos pela organização.