Contractor management: Operational, tactical, and strategic insights into the way contractors are integrated into modern OEMs

Abstract

During past decades, companies have become increasingly reliant on Temporary Work Agencies. These agencies offer an alternative to permanent workers and allow for greater flexibility and cheaper costs. Due to an accelerated industry development, companies have not taken the time to optimize their internal processes to effectively integrate these workers. Lack of operational, tactical, and strategical insights into the topic lead to inefficient internal processes and wasted resources. Following a CSR and DSR combination framework, this research analyses in detail the processes through which an OEM manages its contractors, and the intricate relationships between the stakeholders involved. This reflection aims to challenge companies into rethinking their processes to promote information sharing and knowledge capture, and modernize internal processes, assuring a smoother integration of contractors and leaner processes. The research revealed several inefficiencies in the contractor management process, traced to the following root causes: lack of an entity responsible for the process; lack of information on supplier offers; lack of process understanding and poor communication amongst stakeholders; lack of strategical direction on the topic of contractors; and inadequate software support. For each root cause, operational and tactical countermeasures were proposed, which were the baseline to drafting a strategical direction proposal for the company. This dissertation presents a model that aims to facilitate knowledge-sharing, by providing a proposal for companies to reflect on their contractor-related processes and to critically analyze internal constraints, to gain a better understanding of how to address them in future initiatives.

Durante as últimas décadas, as empresas tornaram-se cada vez mais dependentes de Temporary Work Agencies. Estas agências oferecem uma alternativa aos trabalhadores permanentes e permitem maior flexibilidade e custos mais baratos. Devido ao acelerado desenvolvimento da indústria, as empresas não alocaram tempo para otimizar os seus processos de modo a integrar estes trabalhadores. A falta de insights operacionais, táticos e estratégicos sobre o assunto leva a processos internos ineficientes e ao desperdício de recursos. Seguindo uma estrutura de combinação de CSR e DSR, esta dissertação analisa os processos pelos quais uma OEM na indústria automóvel gere os seus contractors. Esta reflexão pretende desafiar as empresas a repensarem os seus processos de forma a promover a partilha de informação, garantindo uma melhor integração dos contractors. Este estudo revelou várias ineficiências no processo de gestão de contractors, nomeadamente: falta de uma entidade responsável pelo processo; falta de informação sobre ofertas dos fornecedores; falta de compreensão do processo e má comunicação entre os stakeholders envolvidos; falta de direção estratégica no tema de contractors; e suporte de software inadequado. Para cada uma destas causas foram propostas contramedidas operacionais e táticas, que serviram de base para a elaboração de uma proposta de direcionamento estratégico para a empresa. Esta dissertação apresenta um modelo que visa facilitar a partilha de conhecimento, ao fornecer uma proposta para as empresas refletirem sobre os seus processos relacionados com contractors e analisarem criticamente os constrangimentos internos, para melhor compreenderem como os abordar em iniciativas futuras.