Improving replenishment practices at the store level to minimize out-of-stock levels: a case study in a portuguese grocery retailer

Abstract

The extent of the out-of-stocks (OOS) in the European grocery retail industry continues to be a major problem, ranging from 7% to 10%, reflecting poor on-shelf availability (OSA), which is a key performance indicator of customer service. This calls for the need for solutions to overcome this pressing issue, as it has consequences for all supply chain actors. The main causes of OOS are originated at the store level, being those related to ordering, replenishment and planning practices. The following research emphasizes the importance of addressing the leading causes of poor replenishment practices in the context of a hypermarket of a Portuguese grocery retailer, to which lack of replenishment represents the cause that contributes the most to OOS. The case study followed a qualitative approach, where multiple data collection techniques were used, such as direct observation, interviews, and data collected from the company, aiming at identifying the main problems and inefficiencies with the current procedures taking place at the store, in order to make improvement suggestions to address the problems identified, so the store can reduce the current OOS rate motivated by lack of replenishment. After understanding the store’s operations and the causes of the poor replenishment practices, some solutions were proposed. These solutions can be summarized in the need of improving planogram compliance by creating awareness of the importance of OSA, training the employees to improve their performance over the daily activities, redesigning the shelf replenishment process, and introducing technology-based solutions for OOS detection.

Na Europa, o problema das roturas na indústria do retalho alimentar continua a ser bastante significativo, variando entre os 7% e 10%. Este é um reflexo da indisponibilidade de producto nas prateleiras, um indicador-chave na avaliação do serviço ao cliente. Este problema remete para a necessidade de encontrar soluções devido às consequências negativas para todos os elementos da cadeia de abastecimento. As principais causas das roturas encontram-se na loja, estando relacionadas com as práticas de colocação de encomenda, reposição e planeamento. A presente investigação enfatiza a importância de abordar as principais causas dos problemas relacionados com as práticas de reposição num hipermercado de um retalhista português, para o qual a falta de reposição representa a principal causa de roturas. O caso de estudo caso seguiu uma abordagem qualitativa, onde foram utilizadas várias técnicas de recolha de dados, como observação direta, entrevistas, e dados da empresa, com o objetivo de identificar os principais problemas e ineficiências nos processos em vigor, e propor respetivas melhorias, de modo a que a loja possa reduzir a taxa de roturas por falta de reposição. Após a compreensão das operações da loja e das causas relacionadas com as práticas de reposição, foram propostas algumas soluções. Estas soluções passam pela necessidade de melhorar o cumprimento do planograma através da sensibilização para a importância da disponibilidade de produto, da formação dos funcionários para melhorar o seu desempenho, do redesenho do processo de reposição, e da introdução de soluções tecnológicas para a deteção de roturas.