Project management: Shaping dimensions and criteria to achieve success

Abstract

In the last years, economic and social instability created a dynamic environment that forced the need for organisations, through the use of projects, to adapt and evolve to maintain their competitiveness. In this sense, project success became a vital part of the short- and long-term organisation generation of value and performance improvement. This competitive and demanding business environment questioned the traditional measurement of success (i.e., Cost, Time, Scope, and Quality) to include other success dimensions (e.g., Stakeholder's perception). Nevertheless, there's no agreement between project management professionals and researchers about the proper definition of project success. Through a deductive reasoning and a qualitative research strategy, this study aimed to address project success and propose a framework that modern organisations can use to measure the performance of their projects. This study conducted a literature review that analysed the existing frameworks, complemented by a content analysis of semi-structured interviews of fifteen project and programme managers with at least five years of experience in project management through different industry sectors. The study findings allowed the development of a multidimensional project success framework, more comprehensive and with a common language with other success evaluation methods, with four distinct dimensions: (1) Project Efficiency; (2) Business & Strategy Success; (3) Sustainability; and (4) Stakeholder Satisfaction; which can in the future be used by different project researchers to further development of new studies in the project management field and by professionals.

Os últimos anos caracterizam-se por um ambiente dinâmico decorrente de uma instabilidade económica e social. O que obriga à adaptação e evolução das organizações, através da utilização de projetos para se manterem competitivas, levando a que o sucesso dos projetos seja uma parte vital da geração de resultados e melhoria do desempenho das organizações. Este ambiente competitivo questionou, igualmente, a forma mais tradicional de medir o sucesso (Custo, Tempo, Âmbito e Qualidade), para incluir dimensões como a perceção das partes interessadas. No entanto, não existe um acordo entre profissionais de gestão de projetos e investigadores sobre qual a definição de sucesso do projeto. Baseado num raciocínio dedutivo e numa estratégia de investigação qualitativa, este estudo visou abordar o sucesso dos projetos e propor uma framework que possa ser utilizada por organizações na avaliação dos seus projetos. O presente estudo realizou uma revisão bibliográfica que analisou frameworks existentes, complementada por uma análise de entrevistas semiestruturadas a quinze gestores de projetos e programas com, pelo menos, cinco anos de experiência em gestão de projetos em diferentes setores da indústria. As descobertas deste estudo permitiram o desenvolvimento de uma framework multidimensional, considerada mais abrangente e com uma linguagem comum a outros métodos de avaliação, para avaliar o sucesso dos projetos constituída por quatro dimensões: (1) Eficiência do projeto; (2) Sucesso negócio e estratégia; (3) Sustentabilidade; e (4) Satisfação das partes interessadas; que futuramente poderá ser utilizada por investigadores no desenvolvimento de novos estudos sobre gestão de projetos e por profissionais.