How to reduce clinical waste in an oral health unit: Case study at Faculty of Dental Medicine of Lisbon University

Abstract

The toxicity of some products used in dental practice causes severe damages to the environment. In health facilities there are several supplies that are purchased without being never used, causing an environmental and economic impact that could be totally avoided if they don’t get purchased. Faculty of Dental Medicine of Lisbon University has recognized this problem, and aims at minimizing this waste. For that propose, an action research study is developed. First, part of the waste of 2021 was quantified. Then, the causes for this waste were studied through semi-structured interviews and the three most relevant causes were chosen to be solved: lack of returns control, difficulty in the forecast and lack of stock management. Two solutions were proposed: First, a report and control return tools were designed to register all the returns of materials that are not used in the services. Secondly, an inventory management tool was also designed, combining an ABC analysis with multiple forecasting models and inventory management policies. This tool provides information about when and which materials to order, minimizing the probability of ordering higher quantities, thus minimizing the related waste. In order to illustrate the applicability of the tool, its use was demonstrated using a set of materials that were identified as expired (i.e. waste) in 2021. And for this particular set of materials, savings of 100% were achieved. In order to facilitate the daily use of both tools at the faculty, implementation and monitoring plans were developed.

A toxicidade de alguns produtos utilizados na prática dentária causa graves danos ao meio ambiente. Nas unidades de saúde existem vários materiais que são comprados sem nunca serem utilizados, esses materiais causam um impacto ambiental económico que poderiam ser totalmente evitados se os materiais não fossem adquiridos. A Faculdade de Medicina Dentária da Universidade de Lisboa reconhece este problema, e tem como objetivo minimizar esse desperdício. Deste modo, desenvolveu-se um estudo de action research. Numa primeira fase, quantificou-se parte dos resíduos de 2021. Em seguida, foram estudadas as causas desse desperdício por meio de entrevistas semiestruturadas e foram escolhidas as três causas mais relevantes: falta de controlo de devoluções, dificuldade de previsão e carência de gestão de inventários. Para solucionar estas causas, duas soluções foram propostas. Primeiramente, foi desenvolvida uma ferramenta de reporte e controlo de devoluções para registar todas as devoluções de materiais não utilizados pelos serviços. Em segundo lugar, foi desenhada uma ferramenta de gestão de inventários, combinando análise ABC com modelos de previsão e políticas de gestão de stocks. Esta ferramenta fornece informação sobre quando e que materiais encomendar, minimizando a probabilidade de encomendar quantidades superiores e o desperdício associado. De forma a ilustrar a aplicabilidade da ferramenta, foi demonstrada a sua utilização a partir de um conjunto de materiais identificados como expirados (i.e. desperdícios) em 2021. Para este conjunto específico de materiais foram alcançadas poupanças de 100%. Para facilitar o uso diário das ferramentas na faculdade, foram desenvolvidos planos de implementação e monitorização.