Desenvolvimento de um conjunto de dashboards para monitorização da supply chain: Caso da BA Glass, S.A.

Abstract

Desde 2020, a BA Glass, mais precisamente a equipa do Front-Office, tem como objetivo diminuir todo o trabalho manual realizado pelas suas assistentes e todas as ineficiências associadas ao processo de supply chain, ou seja, desde a submissão do pedido até à sua entrega, de forma a aumentar a sua eficácia, diminuir a probabilidade de erro e melhorar, com isso, a experiência do cliente. Para isso, identificou as ineficiências mais prejudiciais ao processo e, com a ferramenta Microsoft Excel, iniciou a sua monitorização através da criação de métricas que as quantifiquem e, de forma a visualizá-las, agrupou-as num só dashboard. O problema surge quando o volume de dados aumenta, dia após dia, de forma exponencial, tornando-se insustentável a continuação da monitorização da supply chain no Excel devido à sua não aptidão para Big Data, transformando-se numa plataforma extremamente lenta. Perante este panorama, a BA decide investir numa nova ferramenta de process mining – o Celonis. Assim, este projeto pretende fazer toda a transição da análise à supply chain e, consequentemente, à performance da equipa do Front-Office do Excel para o Celonis, melhorando o dashboard existente e aumentando o detalhe da análise, nomeadamente através da criação de mais dashboards, que contemplem mais aspetos importantes a monitorizar na supply chain, e também da consideração de um maior número de indicadores e variáveis, como a segmentação de clientes. Para além disso, procura-se também apresentar aquilo que a empresa ganhará após esta transição.

Since 2020, BA Glass, more precisely the Front-Office team, has been aiming to reduce all the manual work done by its assistants and all the inefficiencies associated with the supply chain process, i.e., from order submission to delivery, in order to increase its efficiency, decrease the probability of error and improve the customer experience. To do this, BA identified the most detrimental inefficiencies in the process and, with the Microsoft Excel tool, it started monitoring them by creating metrics that quantify them and, in order to visualize them, grouped them in a single dashboard. The problem arises when the volume of data increases exponentially day after day, making it unsustainable to continue monitoring the supply chain in Excel because of its inability to Big Data, becoming an extremely slow platform. Given this scenario, BA decides to invest in a new process mining tool - Celonis. Thus, this project aims to make the entire transition of the supply chain analysis and, consequently, the performance of the Front-Office team, from Excel to Celonis, improving the existing dashboard and increasing the detail of the analysis, particularly by creating more dashboards and considering a greater number of variables, such as customer segmentation. In addition, we will also present what the company will gain after this transition.