Proposta de um framework híbrido para fomentar a maturidade em gestão de projetos numa instituição pública de ensino superior

Abstract

Analisar as abordagens e metodologias disponíveis para utilização no contexto de projetos constitui uma das tarefas iniciais mais importantes para o gestor, que precisa ter em mente como aproveitar os benefícios e mitigar os pontos fracos. A partir de um estudo de caso único, discutiu-se o início das funções de gestão num departamento de uma organização pública, e as adaptações necessárias para otimizar o fluxo de trabalho e produtividade nas entregas. Na 7ª edição do PMBOK o processo de tailoring é legitimado como um aliado imprescindível na gestão de projetos. Além dele, o envolvimento das partes interessadas e a aceitação das mudanças são abordados também, como princípios de gestão cruciais para assegurar os bons resultados do projeto. Estes são os pilares sobre os quais esta proposta de framework foi construida. O valor deste estudo está na conexão entre a teoria e a prática, pois traz as diretrizes de compêndios de conhecimento aplicadas durante um projeto real, revelando os benefícios e as dificuldades enfrentadas. A metodologia DSR orientou a criação do artefacto, validado a partir de reuniões de grupo focal, complementadas por questionários. Os resultados corroboram a importância da análise do contexto para a elaboração e condução das mudanças no ambiente em que o projeto transcorre, e da ruptura das forças de inércia para fomentar experimentações e melhorias graduais na dinâmica de trabalho das equipas. Desta investigação resultou a proposta de um framework adaptado às necessidades da instituição, complementado por estratégias de gestão da mudança, como ponto de partida para a profissionalização da gestão de projetos.

Analyzing the approaches and methodologies available for use in the context of projects is one of the most important initial tasks for the manager, who needs to keep in mind how to take advantage of benefits and mitigate weaknesses. From a single case study, we discussed the beginning of management functions in a department of a public organization, and the necessary adaptations to optimize the workflow and productivity in deliveries. In the 7th edition of the PMBOK, the tailoring process is legitimized as an essential ally in project management, in addition to it, the involvement of stakeholders and the acceptance of changes are also addressed as crucial management principles to ensure good outcome from the project. These are the pillars on which this framework proposal was built. The value of this study lies in the connection between theory and practice, as it brings the guidelines of knowledge compendia applied during a real project, revealing the benefits and difficulties faced. The DSR methodology guided the creation of the validated artifact from focus group meetings complemented by questionnaires. The results corroborate the importance of analyzing the context for the elaboration and management of changes in the environment in which the project takes place, and of breaking the forces of inertia to encourage experimentation and gradual improvements in the dynamics of the teams' work. This investigation resulted in the proposal of a framework adapted to the institution's needs, complemented by change management strategies, as a starting point for the professionalization of project management.