Doc management: Proposal for a doctoral management system

Abstract

Control is an essential function for good management, for which a bureaucratic organization, that is, a system of rules, regularized procedures, division of responsibilities, and hierarchy, contributes. For a bureaucracy to be effective, tools to help are needed, and so the development of applications for the management of products or services are important. This paper addresses the issues related to a problem encountered in the management of doctorate students. Traditionally manual, this process is no longer efficient. This brings problems such as difficulty in searching a student's file and its information, difficulty in noticing if a student is undocumented, or in figuring out what tasks must be completed and turned in and what dates to do so. The current system is prone to delays, errors and requires unnecessary effort. The goal of this work is to develop a proposal to solve the problems described, by means of an application, with a simple interface, that can manage, create and edit students, their information, their grades and their deliveries, manage, create and edit curricular units and the related information, manage create and edit academic teachers and their functions. In other words, it is intended that the application is able to facilitate the management of all course processes and document a student's academic path. This will provide workers with a better quality of life, reducing the probability of error and generating gains in quality and efficiency in the management of student processes, thus improving the professional life of those who use the application.

O controlo é uma função essencial para uma boa gestão, para o que concorre uma organização burocrática, ou seja, um sistema de regras, procedimentos regularizados, divisão de responsabilidades e hierarquia. Para uma burocracia eficaz são necessárias ferramentas que ajudem e por isso o desenvolvimento de aplicações para a gestão de produtos ou serviços são importantes O presente trabalho aborda as questões relacionadas com um problema encontrado na gestão de alunos dos doutoramentos. Tradicionalmente manual, este processo deixou de ser eficiente. Isto traz problemas como dificuldade em pesquisar o processo de um aluno e suas informações, dificuldade em perceber se um aluno está sem documentação ou em descobrir que tarefas devem ser concluídas e entregues e quais as datas para o fazer. O sistema atual é propenso a demoras, erros e exige um esforço desnecessário. O objetivo deste trabalho é desenvolver uma proposta para a resolução dos problemas descritos, por via de uma aplicação, como uma interface simples, que consiga gerir, criar e editar alunos, as suas informações, as suas notas e as suas entregas, gerir, criar e editar unidades curriculares e as informações relacionadas, gerir criar e editar docentes académicos e as suas funções. Ou seja, é pretendido que a aplicação consiga facilitar a gestão de todos os processos do curso e documentar o caminho académico de um aluno. Isto irá fazer com que os trabalhadores tenham uma melhor qualidade de vida, reduzindo a probabilidade de erro gerando ganhos de qualidade e eficiência na gestão dos processos do aluno, assim melhorando a vida profissional de quem use a aplicação.