Impacto da metodologia de gestão de benefícios nos projectos e nas organizações: um caso de estudo

Abstract

A presente dissertação foi orientada e desenvolvida para responder a duas questões: como aplicar a metodologia Gestão de Benefícios de Investimentos em Sistemas de Informação (SI) ao projecto da Factura Electrónica (FE) na ANA - Aeroportos de Portugal, SA? e quais as mais-valias que a Gestão de Benefícios traz ao projecto e à Organização? O estudo iniciou-se com a revisão bibliográfica do estado actual da FE em Portugal e da metodologia Gestão de Benefícios, nomeadamente o enquadramento teórico preconizado por John Ward e seus colaboradores. O Caso de Estudo foi o método de investigação adoptado e incidiu na recolha e tratamento de informação relativa aos processos de emissão e recepção das facturas, no posicionamento da FE no Portfólio de Aplicações, na identificação do Tipo de Investimento, na aplicação da metodologia de Gestão de Benefícios, finalizando com a exposição do plano de implementação da FE. A metodologia de Gestão de Benefícios permitiu demonstrar a viabilidade financeira do projecto, identificar e estruturar os benefícios e visualizar, compreender e preparar as transformações/mudanças na Organização, nos Processos, nos Recursos Humanos e nas Tecnologias. Sustenta-se que a adopção da Gestão de Benefícios faculta à Organização uma visão global e consolidada dos programas/projectos, uma exploração/análise das interdependências entre os múltiplos projectos e das relações entre os benefícios de cada um dos projectos, permitindo o seu alinhamento e evitando contradições nos investimentos. Sustenta-se ainda que os Gestores terão ao seu dispor uma ferramenta que evidencia uma maior clarividência e sustentação racional na decisão sobre os investimentos em SI e possibilita um alinhamento estratégico dos recursos com as prioridades e objectivos da Empresa.

The present dissertation was conducted and developed to address two topics: how to apply the Benefits Management Methodology of Investments in Information Systems (IS) to the project of the Electronic Invoice (EI) at ANA - Aeroportos de Portugal, SA? Which advantages does this methodology bring to the project and the Organization? The study initiated with the literature review about the state of the art of EI at Portugal and the Benefits Management Methodology concepts, namely the framework developed by John Ward and his colleagues. The research method used was the “Case Study” approach and began with a collecting and treatment of information related to the processes of emission and reception of the invoices, in the positioning of the EI in the Applications Portfolio, in the identification of the type of investment, in the appliance of Benefits Management Methodology, and finally in the implementation plan. The Benefits Management Methodology demonstrated the financial viability of the project, identified and structured the benefits and allowed to visualize, to understand and to prepare the transformations/changes in the Organization, the Processes, the Human Resources and the Technologies. Evidence is shown on how the adoption of the Management of Benefits brings to the Organization a global and consolidated vision of the programs/projects, an analysis of the interdependences between the multiple projects, and the relations between the benefits of each one of the projects, allowing its alignment and avoiding contradictions in the investments. We also support that managers can use it to enforce and sustain rational decisions on IS investments allowing strategic alignment of the resources with the priorities and company objectives.