Implementação de "Software de Gestão de Processos e Arquivo Digital": DSCC - DGCI

Abstract

No presente quadro da modernização da Administração Pública, fomenta-se cada vez mais, nos seus diversos domínios, a promoção de boas práticas com a reestruturação dos modelos de organização, a simplificação dos procedimentos, a agilização dos processos, a partilha de serviços comuns e a melhoria da qualidade dos serviços públicos prestados. Assim, o presente trabalho de projecto a implementar na Direcção de Serviços de Contabilidade e Controlo, da Área da Cobrança da DGCI, designado “Gestão de Processos e Arquivo Digital”, pretendeu promover a melhoria na qualidade dos serviços prestados aos cidadãos e dar resposta às necessidades de informação da organização, tendo sempre presente a melhoria de resultados (eficiência e eficácia) da Direcção de Serviços. O mesmo foi sustentado pelas tecnologias de informação e comunicação e de interacção electrónica (web), enquanto instrumento potenciador de trocas informacionais, destacando-se a transparência alcançada e a potencial partilha de informação ao nível interno, geradora de mais-valias. Com a implementação deste software foi possível obter conhecimento sobre a quantidade e tipo de solicitações dirigidas à DSCC, contributo essencial para a adequação e optimização dos recursos da organização às reais necessidades dos cidadãos e modernizar e racionalizar o arquivo documental de forma dinâmica e eficaz.

In this framework of public administration modernization, it’s often encouraged, in its various areas, the promotion of good practices with the restructuring of organizational models, simplification of procedures, streamlining processes, sharing common services and improving the quality of public services provided. Thus, this project work to be implemented in the Direcção de Serviços de Contabilidade e Controlo, da Área da Cobrança da DGCI, named “Gestão de Processos e Arquivo digital” wished to encourage improvements in quality of services to citizens and the organization's needs of information, always bearing in mind the improvement of results (efficiency and effectiveness) of the Direcção de Serviços. This model was sustained by information technologies and electronic communication and interaction (Web), as informational exchanges instrument, namely the achieved transparency and the gains generated internally by potential sharing of information. With the implementation of this software it was possible to obtain knowledge about quantity and type of requests addressed to the DSCC, essential contribution to the adequacy and optimization of the organization's resources to the real needs of citizens, and to modernize and rationalize the documentary file dynamically and effectively.