Concept development by redesigning internal collaborative processes

Abstract

The new product development (NPD) process is critical for organizational success representing a source of competitive advantage. However, most development efforts fail at high rates. In fact, the progress of projects being developed on the Future Concepts department of the company where this project was developed was very low. To better understand the NPD general background and the theoretical reasons leading to its unsuccess, a Literature Review was performed, resulting on the development of a conceptual framework supported by the traditional NPD Body of Knowledge (BoK). Moreover, a research methodology was followed to collect and analyze relevant empirical data regarding the company’s NPD context concerning the description of the “as-is" status. Meetings with Future Concepts developers occurred, department internal documentation was analyzed, and in-depth interviews with top managers from other crucial departments, were conducted. Lack of communication between departments and the project handover content quality were among the main reasons for unsuccess. A structured but flexible NPD process able to involve actors from different areas, collect their knowledge and use it to support decision-making was designed, based on the developed conceptual framework and using Business Process Model Notation (BPMN) to operationalize the solution on the exploratory case study of the sponsor. During the discussion of the project results, the knowledge diffusion BoK was identified as being a missing link in the classical NPD process. The innovative impact of the knowledge diffusion on the developed framework has showed up as a relevant recommendation for future work regarding NPD process development.

O processo de desenvolvimento de novos produtos (NPD) é crítico para o sucesso das organizações, representando uma fonte de vantagem competitiva. Contudo, a grande maioria dos projetos desta natureza falha. Identificou-se um reduzido nível de progresso nos projetos provenientes do departamento de "Future Concepts" da empresa onde este se projeto se realizou. Para melhor compreender a área de NPD e identificar as razões teóricas conducentes ao seu insucesso, realizou-se uma revisão da literatura, que possibilitou desenvolver um modelo conceptual suportado pelo conjunto de conhecimento (BoK) de NPD tradicional. Por forma a recolher e analisar os dados empíricos referentes ao estado atual da área de NPD da empresa, seguiu-se uma metodologia de investigação. Realizaram-se reuniões com trabalhadores do departamento, analisou-se documentação interna utilizada e conduziram-se entrevistas com gestores de topo de outros departamentos, cruciais para o sucesso do NPD. Falta de comunicação entre departamentos e a qualidade do material transferido para futuro desenvolvimento foram os principais motivos identificados para o insucesso. Através da utilização de BPMN, operacionalizou-se a solução deste caso de estudo exploratório. Assim, desenhou-se um processo de NPD estruturado e flexível, capaz de estimular o contacto entre atores provenientes de diferentes áreas, colher o seu conhecimento e utilizá-lo no suporte à tomada de decisão. Durante a discussão de resultados, identificou-se o BoK relativo à dimensão da difusão de conhecimento como um elemento em falta na abordagem clássica ao NPD. O impacto inovador desta dimensão no modelo conceptual resulta numa recomendação relevante para trabalhos futuros relativos ao processo de NPD.