Effectiveness of Simplex: the case of Portuguese social security

Abstract

Debureaucratization initiatives are usually welcomed due to the anticipation of its benefits. Although such was the case of Simplex, its effectiveness is yet understudied and thus this dissertation aims to make a balance of the implementation of Simplex project. This balance covers both its effectiveness on the specific case of the Portuguese Social Security System as well as its levers and blockages in the ultimate goal of debureaucratize. The scarcity of information about Simplex impact encouraged this exploratory research as well as the methodological option that backed up a qualitative approach. To meet the study goals, this dissertation also incorporated theoretical elements of the literature review. We selected two Social Security stakeholders as our target groups – accountants and officials. With the former, we conducted individual semi-structured interviews, and with the second, we made focus groups. Findings suggest Simplex is much more than deadlines and cost decrease, and improving people’s lives. It is not just ICT, administrative simplification and legislative simplification, or as we called it, the triangle of drivers legislation, technology & procedures, but it is much more. Simplex has a 360º impact. It is relationship, communication and information. To achieve this, measures must be transversal to PA and the private sector, demanding participation, transparency and accountability, valuing the human resources, as the best asset, because it is necessary to guarantee equity and generate trust in citizens in order to uphold the image of Social Security. But this also requires working the culture, in its most diverse facets, all with the political commitment. Overall, a suitable number of KPI that allow monitoring and the comparability of the results is required as well as identifying constraints and blockages, and implementing corrective measures to reduce the risks of Simplex. In this way can Simplex become a tool of continuous improvement.

As iniciativas de desburocratização são geralmente bem-vindas devido à antecipação de seus benefícios. Embora tenha sido esse o caso do Simplex, a sua eficácia tem sido pouco estudada e, por isso, esta dissertação visa fazer um balanço da implementação do projeto Simplex. Este balanço compreende quer a eficácia do Simplex no caso específico do Sistema de Segurança Social Português, quer a identificação de alavancas e bloqueios do Simplex, com o objetivo último de desburocratização. A escassez de informação sobre o impacto do Simplex motivou a realização desta investigação exploratória, bem como a opção metodológica que se ancorou numa abordagem qualitativa. Para atender aos objetivos do estudo, esta dissertação também incorporou elementos teóricos da revisão da literatura. Selecionámos dois stakeholders da Segurança Social como grupos-alvo – contabilistas e funcionários públicos. Com o primeiro, realizámos entrevistas individuais semiestruturadas e, com o segundo, construímos grupos de discussão. Os resultados sugerem que o Simplex é muito mais do que redução de prazos e de custos, e melhoria da vida das pessoas. Não é apenas tecnologias da informação e da comunicação, simplificação administrativa e simplificação legislativa, ou como designámos, o triângulo de drivers legislação, tecnologia e procedimentos; é muito mais do que isso. O Simplex tem um impacto 360º. Ele é relacionamento, comunicação e informação. Para tal, as medidas devem ser transversais à Administração Pública e ao setor privado, exigindo participação, transparência e responsabilização, valorizando os recursos humanos, como o melhor ativo, porque é preciso garantir equidade e gerar confiança nos cidadãos a fim de defender a imagem da Segurança Social. Mas isso também requer trabalhar a cultura, nas suas facetas mais diversas, tudo com o compromisso político. No geral, é necessário estabelecer um número adequado de KPI que permitam a monitorização e a comparabilidade dos resultados, bem como identificar os constrangimentos e bloqueios, e implementar medidas corretivas para reduzir os riscos do Simplex. Desta forma, o Simplex pode tornar-se numa ferramenta de melhoria contínua.