A productivity dashboard for hospitals: An empirical study

Abstract

Health units are institutions which require accurate, updated information to support managerial decisions for thriving in such a critical industry. Thus, health information systems have been developed to help hospital managers steer daily operations. These systems provide not only operational support, but also key performance indicators (KPI’s) to monitor relevant areas at a time-aggregated basis. Despite the recognized value of dashboards in helping decision-makers, the literature shows a lack of proposals of productivity dashboards to assist Hospitals stakeholders. The thesis focuses on two problems: Hospital organizations need access to production and productivity information to improve access to services. Managers need production and productivity information to optimize resource allocation. The importance of addressing these issues lies in the fact that to monitor production and productivity information, is it possible to improve resource allocation. This dissertation consists of the development of dashboards to monitor information obtained from a hospital organization at the level of production and productivity, with the mission of supporting decision makers in the decision process. To properly develop the productivity dashboard, the Design Science Research (DSR) methodology was adopted to build and evaluate the artefact. It was ascertained that the production and productivity segment need more study and that the dashboards on these themes is an asset at the level of monitoring and analysis and subsequent decision-making process. The expected contribution of this research is to develop a dashboard recognized by health stakeholders as capable of better assisting them during their management duties.

As unidades de saúde são instituições que requerem informações atualizadas e precisas para apoiar as decisões de gestão a fim de prosperarem numa indústria tão crítica. Assim, os sistemas de informação de saúde foram desenvolvidos para ajudar os gestores hospitalares a dirigir as operações diárias. Esses sistemas não fornecem só suporte operacional, mas também indicadores de desempenho chave (KPI’s) para monitorizar áreas relevantes numa base agregada no tempo. A tese concentra-se em dois problemas: As organizações hospitalares precisam de informações sobre produção e produtividade para melhorar o acesso aos serviços. Os gestores precisam de informações de produção e produtividade para otimizar a alocação de recursos. A importância da resolução destas questões prende-se com o facto de que ao monitorizar a informação de produção e produtividade é possível melhorar a alocação de recursos. A pesquisa consiste no desenvolvimento de painel de controlo para monitorar as informações obtidas numa organização hospitalar ao nível da produção e produtividade, com a missão de apoiar os decisores no processo de decisão. Para desenvolver adequadamente o painel de controlo de produtividade, adotou-se a metodologia Design Science Research (DSR) para construir e avaliar o artefato. Verificou-se que o segmento de produção e produtividade necessita de mais estudo e que o painel de controlo sobre estas temáticas é uma mais-valia ao nível da monotorização e análise e posterior processo de tomada de decisão. O contributo esperado é melhorar o processo de tomada de decisão nas Organizações de saúde, podendo ser útil para alertar de factos que a própria organização possa ainda desconhecer relativamente à sua operacionalidade.