Mitigação do risco no processo de pagamentos da Grünenthal Global Financial Services

Abstract

No fim de 2016 foi criado, em Lisboa, o novo centro de serviços do Grupo Grünenthal. O grupo tem negócio em mais de 20 países espalhados tanto pela Europa como pela América Latina. O objetivo principal deste centro é, principalmente, centralizar os serviços financeiros do grupo todo, em dois sítios apenas, em Aachen, Alemanha, na sede do grupo e, em Lisboa. Durante os anos de 2017/2018 foram feitas grande parte das transições, mas, com estas, surgiram bastantes desafios. Alguns destes desafios não foram completamente superados, uma vez que o pouco tempo disponível sempre foi um grande fator decisivo. Devido a estes desafios não superados, existem ainda alguns processos internos, nomeadamente na área dos pagamentos/tesouraria, que ainda se destacam pelo risco e falta de automatização associadas. Após feitas todas as transições (primeira fase de implementação de um "Shared Service Centre") e, o centro estar a funcionar autonomamente, faz sentido fazer um estudo acerca da harmonização dos países e onde o risco dos pagamentos é mais elevado para o grupo. Os objetivos principais deste projeto passam por encontrar os problemas que haja nos processos internos, descobrir as devidas soluções e apresentar sugestões de melhoramento de certos processos, tendo sempre em conta os fatores críticos de sucesso de um centro destes. No fundo, pretende-se fazer uma análise geral dos processos de pagamentos e sugerir mudanças para a mitigação do risco interno. Para isto, é feita uma investigação acerca dos conceitos de risco e de "Shared Services", de seguida, uma breve descrição dos processos atuais utilizados pela Grünenthal Global Financial Services, e, por fim, serão apresentadas as soluções/mudanças viáveis no processo.

By the end of 2016 a new "Shared Service Centre" was created in Lisbon for Grünenthal Group. Grünenthal has business in more than 20 different countries spread by Europe and Latin America. The main goal for this creation was to centralize the group’s Finance Departments into two main places, Aachen, Germany, where the company’s headquarters is located, and in Lisbon. During the year 2017/2018, most of the transitions were made, and, with them, a lot of challenges came up. Some of these challenges were not completely overcome due to the time pressure which was a big factor for some of the transitions. Due to these challenges, there were some internal processes, like in the treasury/payment department, which still have a lot of risk and lack of automatization associated. After all these transitions are concluded (first phase of a Shared Service implementation), and the centre being autonomous, it makes sense to analyse and study the general harmonization and where the risk is higher for the group. The main goals of this study are to find problems with the internal processes, investigate for possible solutions, and suggest a better and viable process, being always aware of the critical success factors of one of these centres. To summarise, it is pretended to analyse the general process of payments and suggest changes with less risk associated. For this, an investigation about the concepts of risk and Shared Service Centres will be done, then a brief description of the internal process of payments currently used by Grünenthal Global Financial Services, and, in the end, there will be a presentation of viable solutions/changes to the process.