Tracing a strategy map for a public institution

Abstract

In such competitive times, where performance levels determine the survival of companies and where efficiency is key to any business, it is mandatory to bring forward an analysis that enables organizations to accurately construct a solid strategy based on specific objectives. This applies both to the private sector and to the public sector. Public administration institutions play a very specific role, not only in user satisfaction, but also as guarantee of their services, as legally stated, and within the limits of their budget. This thesis focuses on the importance and usefulness of tracing a Strategy Map for a Portuguese public institution – the Central Services of the Rectory of the University of Lisbon. Through the analysis of the information provided by the University and the collection of theoretical information, it was possible to frame the importance of strategy for any organization and to determine how, using the Balanced Scorecard, it is possible to best analyze a company and determine a suitable strategy, monitor it, evaluate it and, eventually, reformulate it as an instrument of adaptation to its environment. Each organization should be analyzed individually, taking into account the multiple factors that influence its existence. Preventive measures should be taken and corrective actions should be applied when necessary. This only works if an organization is aligned at all its levels. The representation of the BSC in a Strategy Map enables the necessary understanding throughout the organization while establishing strategic objectives by which it should be guided.

Numa era tão competitiva, em que os níveis de desempenho determinam a sobrevivência das empresas e em que a eficiência é fundamental para qualquer área de negócio, é essencial construir uma análise que permita às organizações delinear corretamente uma estratégia sólida baseada em objetivos específicos. Isto é válido, não só para o setor privado, mas também para o setor público. As instituições públicas desempenham um papel muito específico, não só na satisfação dos seus utentes, mas também garantindo a prestação de serviços a que estão obrigadas por lei e observando os limites orçamentais que lhes são impostos. Esta tese centra-se na importância e na utilidade de traçar um Mapa Estratégico de uma instituição pública – os Serviços Centrais da Reitoria da Universidade de Lisboa. Através da análise da informação disponível pela Universidade e da recolha de informação teórica, foi possível enquadrar a importância da estratégia de qualquer organização e determinar como, através da utilização do Balanced Scorecard, é possível analisar uma empresa, determinar uma estratégia adequada, monitorizá-la, avaliá-la e, eventualmente, reformulá-la como instrumento de adaptação ao seu ambiente. Cada organização deve ser analisada individualmente, tendo em conta os vários fatores que influenciam a sua existência. Devem ser tomadas medidas preventivas e devem ser aplicadas, quando necessário, ações corretivas. Isto apenas funciona quando uma organização está alinhada a todos os seus níveis. A representação do BSC num mapa estratégico permite a compreensão necessária em toda a organização ao estabelecer objetivos estratégicos através dos quais esta deve ser guiada.