Project evaluation methodology for digital transformation

Abstract

The COVID-19 pandemic has accelerated digital transformation within organizations due to the need to leverage digital advancements to ensure organizational sustainability, enhance project performance, and contribute to value creation. The intensification of digital transformation has led to the formulation of digital projects. Digital projects are initiatives that execute planned actions aligned with digital strategies and operations within organizations. Consequently, Project Management is confronted with increasing complexity and unforeseen challenges arising from the growing volume of digital projects and the lack of scientific knowledge regarding methodological processes for the initial and appropriate evaluation practices of such projects. To address this need, a theoretical model termed the Digital Business Case was developed, based on the integration of five stages (Project Request, Benefits and Costs Estimation, Economic Evaluation, and Decision-Making). To understand the applicability and capability of the Digital Business Case, several interviews were conducted with project managers experienced in business models and stakeholders. This model is considered a scientific tool that incorporates the philosophy of scientific management to address decision-making problems regarding the acceptance or rejection of investment decisions. To validate the theoretical model, a panel of experts was convened, and the Delphi method was employed through several iterative rounds to reach a conclusion. The panel unanimously agreed that the Digital Business Case, through its five-stage structure, enhances the capability to evaluate digital projects. This, in turn, contributes to a more accurate problem identification, precise estimation of benefits and costs, and appropriate economic evaluation using multiple scenarios. Thus, the information provided to decision-makers increases the likelihood of project acceptance while reducing the probability of project failure in subsequent development stages.

A pandemia de COVID-19 acelerou da transformação digital nas organizações devido à necessidade de aplicar os avanços digitais para manter a sustentabilidade das organizações, aumentar o desempenho dos projetos e contribuir para a criação de valor. O aumento da transformação digital levou à formulação de projetos digitais. Os projetos digitais são empreendimentos que realizam ações planeadas para estratégias e operações digitais nas organizações. Assim, a Gestão de Projetos confronta-se com o aumento da complexidade intensiva e problemas inesperados decorrentes do volume crescente de projetos digitais e da falta de conhecimento científico em termos de processos metodológicos para as práticas iniciais e adequadas à avaliação deste tipo de projetos. Para responder a esta necessidade, foi desenvolvido um modelo teórico designado por Digital Business Case baseado na integração de cinco passos (Requisição de Projeto, Estimativa de Benefícios e Custos, Avaliação Económica e Decisão). Para entender a adaptação e capacidade do Digital Business Case, foram efetuadas várias entrevistas a gestores de projeto com capacitação em modelo de negócios e stakeholders. Este modelo é considerado como uma ferramenta científica, que incorpora a filosofia de gestão científica, para resolver os problemas de decisão quanto à aceitação ou rejeição de uma decisão de investimento. Para validar o modelo teórico, foi convidado um painel de especialistas e utilizado o método Delphi em várias rondas de iteração para chegar a uma conclusão. O painel de especialistas foi unânime que o Digital Business Case utilizando cinco etapas aumenta o nível de capacidade para avaliar um projeto digital, o que pode contribuir para uma identificação mais precisa do problema, estimativa precisa de benefícios e custos e avaliação económica adequada usando vários cenários. Dessa forma, as informações fornecidas aos decisores aumentarão o nível de aceitação do projeto bem como reduzirão as probabilidades de insucesso do projeto nas etapas subsequentes de desenvolvimento do projeto.