Framing visibility: Psychological safety, error management and leadership in hybrid collaboration

Abstract

Hybrid work has become a defining feature of contemporary organizations, fundamentally changing how employees’ presence and contributions become visible. In hybrid teams, visibility is increasingly mediated through digital traces such as status indicators, responsiveness, camera use, and participation in online meetings. Yet little is known about how digitally mediated visibility shapes psychological safety and error management practices, and how leadership influences the interpretation of these visibility cues. Drawing on Communication Visibility Theory and sociomaterial perspectives, the study adopts a qualitative, inductive research design. Twelve semi-structured interviews were conducted with employees and leaders working in hybrid settings in Germany and analyzed using the Gioia methodology. The findings show that digital visibility is not experienced as a neutral technological feature but as a socially shaped and strategically managed practice. Employees actively regulate their visibility to signal engagement and avoid negative interpretations, while simultaneously experiencing pressure to remain reachable and responsive. Psychological safety and error communication were found to depend strongly on communication channels: persistent written formats often increased caution, whereas synchronous interactions could facilitate openness. The interpretation of visibility cues also depended on relational familiarity. When team members knew each other well, digital signals were interpreted with greater confidence and less suspicion. Leadership further shaped these dynamics by influencing expectations around availability and transparency and framing whether visibility was experienced as coordination and trust or as monitoring and control. The study contributes to research on hybrid work by integrating digital visibility, psychological safety, error management and leadership.

O trabalho híbrido tornou-se uma característica definidora das organizações contemporâneas, transformando a forma como a presença e as contribuições dos colaboradores se tornam visíveis. Em equipas híbridas, a visibilidade é cada vez mais mediada por vestígios digitais, como indicadores de estado, capacidade de resposta, utilização da câmara e participação em reuniões online. No entanto, ainda se sabe pouco sobre como esta visibilidade influencia a segurança psicológica, as práticas de gestão de erros e o papel da liderança na interpretação destes sinais. Com base na Communication Visibility Theory e em perspetivas sociomateriais, o estudo adota um desenho qualitativo e indutivo. Foram realizadas doze entrevistas semiestruturadas com colaboradores e líderes em contextos híbridos na Alemanha, analisadas através da metodologia Gioia. Os resultados mostram que a visibilidade digital não é neutra, mas uma prática socialmente construída e gerida. Os colaboradores regulam a sua visibilidade para sinalizar envolvimento e evitar interpretações negativas, enfrentando pressão para se manterem disponíveis. A segurança psicológica e a comunicação de erros dependem dos canais de comunicação: formatos escritos aumentam a cautela, enquanto interações síncronas facilitam a abertura. A interpretação dos sinais depende da familiaridade entre membros da equipa. Quando se conhecem bem, os sinais digitais são interpretados com maior confiança. A liderança molda estas dinâmicas ao influenciar expectativas de disponibilidade e transparência, enquadrando a visibilidade como coordenação e confiança ou como monitorização ou controlo. O estudo contribui para a investigação sobre o trabalho híbrido ao integrar visibilidade digital, segurança psicológica, gestão de erros e liderança.