Nudge theory: Potential impact on project management practices

Abstract

Project delays remain a critical challenge in management practice, often driven by behavioral and cognitive biases that traditional tools fail to address. While nudges have proven effective in domains such as health and finance, their role in project management is underexplored. This study examines how project managers perceive nudges as behavioral governance mechanisms that may mitigate established causes of project delays. A qualitative design was employed, using semi-structured interviews with 24 project managers across sectors and methodological backgrounds. Data were analyzed thematically with the support of NVivo, yielding 246 initial codes that were consolidated into 37 subcategories and five overarching themes. To improve comprehension, participants were provided with a predefined list of nudges identified in the literature. Findings show that managers perceive nudges as indirect enablers of schedule adherence, mainly by shaping communication, estimation, motivation, coordination, and risk management. Perceived effectiveness varied across methodologies: Agile managers emphasized social recognition, Waterfall managers favored defaults and structured reviews, and Hybrid managers applied mixed strategies. Ethical concerns emerged around coercion, favoritism, and transparency, while contextual moderators such as methodology, team maturity, and sector influenced applicability. The study contributes a conceptual framework positioning nudges as behavioral governance mechanisms in project management. It offers exploratory insights into perceived behavioral pathways and sets a foundation for future empirical validation

Os atrasos em projetos continuam a ser um desafio crítico na prática da gestão, frequentemente resultantes de enviesamentos comportamentais e cognitivos que as ferramentas tradicionais não conseguem mitigar. Embora os "nudges" tenham demonstrado eficácia em domínios como a saúde e as finanças, o seu papel na gestão de projetos permanece pouco explorado. Este estudo analisa como os gestores de projeto percecionam os "nudges" enquanto mecanismos de governança comportamental que podem contribuir para mitigar causas estabelecidas de atrasos em projetos. Foi adotado um desenho qualitativo, baseado em entrevistas semiestruturadas a 24 gestores de projeto de diferentes setores e com diversas abordagens metodológicas. Os dados foram analisados tematicamente com recurso ao NVivo, resultando em 246 códigos iniciais, posteriormente consolidados em 37 subcategorias e cinco grandes temas. Para facilitar a compreensão, os participantes receberam previamente uma lista de "nudges" identificados na literatura. Os resultados mostram que os gestores percecionam os "nudges" como facilitadores indiretos da adesão a prazos, sobretudo através da influência em comportamentos como comunicação, estimativas, motivação, coordenação e gestão do risco. A perceção da eficácia variou consoante a metodologia: gestores "Agile" destacaram o reconhecimento social, os de "Waterfall" valorizaram defaults e revisões estruturadas, e os de modelos híbridos aplicaram estratégias mistas. Surgiram ainda preocupações éticas relativas à coerção, favoritismo e transparência, enquanto fatores contextuais como a metodologia, a maturidade da equipa e o setor influenciaram a aplicabilidade. O estudo contribui com um quadro conceptual que posiciona os "nudges" como mecanismos de governança comportamental na gestão de projetos. Oferece uma perspetiva exploratória sobre percursos comportamentais percecionados e estabelece a base para futura validação empírica