Implementing material master data management within SAP EWM: A case study

Abstract

In the current context of digital transformation, data quality is an essential determinant of the efficiency and sustainability of supply chain management. Within Enterprise Resource Planning (ERP) software, Material Master Data is of particular importance, as it maintains descriptive, logistics, and commercial data used in procurement, inventory, and warehousing processes. This thesis followed the Action Research methodology and presents a case study developed at ROLEAR MAIS, a Portuguese company specialized in electrical, mechanical, and electromechanical products, which is currently preparing for the transition to SAP S/4HANA. This migration is an excellent opportunity to correct all inefficiencies in the Master Data table. The diagnosis revealed significant shortcomings in the Material Master Data table. In response, a To-Be referencing process and governance framework were designed, focusing on the areas mentioned above. Implementation included correcting and completing missing data, redesigning the product hierarchy, and introducing rules for automated description generation. Evaluation and monitoring were based on quantitative and qualitative analyses, supported by dashboards developed in the Microsoft Power BI application. The results demonstrated measurable improvements in data quality, enhanced governance mechanisms, and increased organizational readiness for SAP S/4HANA migration. From an academic perspective, this dissertation contributes to the literature by illustrating how Action Research can be effectively applied to Master Data management in ERP and logistics contexts.

No contexto atual da transformação digital, a qualidade dos dados é um fator determinante para a eficiência e sustentabilidade da gestão da cadeia de abastecimento. Dentro dos softwares de Enterprise Resource Planning, os Dados Mestre de Material são particularmente importantes, pois mantêm todos os dados utilizados nos processos de aprovisionamento, inventário e armazenamento. Esta tese seguiu a metodologia de Investigação-Ação e apresenta um caso de estudo desenvolvido na ROLEAR MAIS, uma empresa portuguesa especializada em produtos elétricos, mecânicos e eletromecânicos, que se encontra atualmente a preparar-se para a transição para o SAP S/4HANA. Esta migração é uma excelente oportunidade para corrigir tudo o que são ineficiências da tabela de dados mestre. O diagnóstico revelou deficiências significativas na tabela de Dados Mestre de Material. Em resposta, foi concebido um processo de referência To-Be e uma estrutura de gestão, com foco nas áreas acima mencionadas. A implementação incluiu a correção e o preenchimento de dados em falta, o redesenho da hierarquia de produtos e a introdução de regras para a criação automática de descrições. A avaliação e a monitorização basearam-se em análises quantitativas e qualitativas, fundamentadas em dashboards desenvolvidos na aplicação Microsoft Power BI. Os resultados demonstraram melhorias na qualidade dos dados, mecanismos de gestão alinhados e maior preparação organizacional para a migração para o SAP S/4HANA. De uma perspetiva académica, esta dissertação contribui para a literatura ao ilustrar a forma como a Investigação-Ação pode ser aplicada de forma eficaz na gestão de dados mestres em contextos logísticos e de ERP.