Dados clínicos numa Faculdade de Medicina Dentária: Análise e melhoria do processo de registo clínico

Abstract

A saúde oral assume, cada vez mais, um papel de destaque na saúde pública. Neste contexto, o registo eletrónico odontológico do paciente revela-se uma ferramenta essencial para a organização de dados clínicos, que, por sua vez, assumem um valor crucial para fins de investigação. Contudo, em Portugal, o potencial destes dados continua pouco explorado. A instituição em estudo utiliza o software de REO NewSoft, utilizado na clínica universitária. No entanto, a falta de uniformização de critérios, a reduzida usabilidade e a formação insuficiente comprometem a qualidade e a completude dos registos O objetivo do estudo foi analisar os dados clínicos registados no NewSoft, compreender o perfil demográfico dos utentes e identificar fragilidades e oportunidades de melhoria do sistema, de modo a potenciar a sua utilização para fins de investigação. A metodologia adotada foi um método misto: análise quantitativa de 33.240 atos clínicos realizados, correspondentes a 3.953 utentes, e entrevistas qualitativas a diferentes grupos de utilizadores. Os resultados permitiram caracterizar o perfil dos utentes, identificar as limitações do sistema e propor medidas de melhoria. Entre estas destacam-se a formação contínua e adaptada a perfis de utilizadores, a simplificação da interface, a uniformização de critérios de registo e a valorização da documentação clínica no ensino. Estas propostas visam não apenas melhorar a prática clínica, mas também reforçar a validade científica dos dados para futuras investigações.

Oral health plays an increasingly prominent role in public health. In this context, electronic dental records are proving to be an essential tool for organizing clinical data, which, in turn, is crucial for research purposes. However, in Portugal, the potential of this data remains largely untapped. The institution under study uses NewSoft EHR software, which is used in the university clinic. However, the lack of standardization of criteria, reduced usability, and insufficient training compromise the quality and completeness of the records. The objective of the study was to analyze the clinical data recorded in NewSoft, understand the demographic profile of its users, and identify weaknesses and opportunities for improvement in the system in order to enhance its use for research purposes. The methodology adopted was a mixed method: quantitative analysis of 33.240 clinical acts performed, corresponding to 3.953 users, and qualitative interviews with different user groups. The results made it possible to characterize user profiles, identify system limitations, and propose improvement measures. These include continuous training tailored to user profiles, simplification of the interface, standardization of registration criteria, and greater emphasis on clinical documentation in teaching. These proposals aim not only to improve clinical practice but also to strengthen the scientific validity of data for future research.