A data-driven approach to predict the success of IT banking projects

Abstract

Financial institutions have recurrent Information Technology needs. These needs respond, among others, to innovation features, maintenance, customer needs, cost reductions, process simplifications, and operational risk minimizations. To do such implementations, financial institution X, as many others, has project management processes implemented to respond efficiently to internal departments’ requirements and needs, following standard project management practices. Some of these projects are concluded on time and on budget while others, for several reasons, have project changes in their lifecycle. They are not concluded within scope, time and cost that were indicated after the planning phase, at contract acceptance time. Although these reasons are known at execution time, the purpose of this study is to verify a relation between initial project variables (data features known at planning phase) and project variations that occur during execution phase. To understand this relation, a data analysis based research was conducted using data delivered by PMO’s Institution. Then, the best classifiers were scrutinized and the results were discussed in detail. Specifically, the most relevant input variables for project success were further analysed. The findings unveiled that it is possible by initial variables to predict project changes. It was also concluded that, for this specific organization, variables that do not depend from project management, such as the type of the project, the department that requested the project or the project’s objective, have a strong weight in the influence of project success and project changes.

As instituições financeiras têm necessidades tecnológicas recorrentes. Estas necessidades, entre outras, surgem como resposta a necessidades de inovação, manutenções, necessidades de clientes internos e externos, redução de custos, simplificação de processos e mitigação de risco operacional. Para avançar com estas implementações, a Instituição financeira X, tem definido processos de gestão de projetos de forma a responder de forma eficiente às necessidades das diversas direções e departamentos, adotando ao longo dos anos as melhores práticas nesta área. Alguns destes projetos são concluídos dentro do tempo e custo estimados, assim como e o âmbito que fora definido, implementado na sua plenitude. Outros, por diversas razões, não são concluídos no âmbito, tempo e custo indicados em altura de aceitação de contrato, após a fase de planeamento. Embora as razões para existirem alterações sejam conhecidas na altura de execução, é objetivo deste estudo validar a existência de relação direta entre variáveis iniciais dos projetos (que sejam conhecidas na fase de planeamento) e a indicação de alterações que possam vir a ocorrer. Foi conduzida uma pesquisa baseada em análise de dados provenientes do PMO da instituição. De seguida, foram discutidos os resultados, detalhando-se quais as variáveis com maior impacto no sucesso dos projetos, tendo sido concluído que é possível, através dos dados iniciais dos projetos, prever alterações. Também se conclui que, para esta organização, as variáveis que não dependem da gestão do projeto, como o tipo de projetos, o departamento que pediu o projeto, ou o objetivo, têm um grande peso na existência de alterações.