Modelação e optimização de um processo crítico num departamento de recursos humanos

Abstract

As organizações encontram-se em constante mudança e como tal, é necessário que os processos acompanhem essa evolução. Este estudo visa a identificação, modelação, análise e redesenho de um processo da unidade de processamento salarial do Departamento de Recursos Humanos da Organização X, recorrendo ao "Business Process Management" (BPM). A presente investigação baseia-se num caso de estudo onde são realizadas entrevistas individuais e de grupo, observação direta e análise documental como recolha de informação necessária à modelação do processo "as-is", apoiada pela ferramenta de modelação e simulação "Bizagi". O redesenho do processo é feito através de melhorias identificadas pelos intervenientes do processo e relacionadas com heurísticas de redesenho. O processo "to-be" é identificado como sendo o melhor de 15 cenários apresentados consoante os parâmetros do Quadrângulo do Diabo, definidos pela chefia da unidade. Os resultados da investigação indicam impactos positivos ao nível da qualidade do processo, já que os controlos realizados foram duplicados, e do tempo de execução, que foi reduzido em 26.3%. Esta é uma solução de fácil de implementação, que reduz o tempo do processo e aumenta a qualidade do mesmo, através da diminuição do risco de erro. Posto isto, este estudo ajudou a Organização X a melhorar o processo de validação e controlo de trabalho suplementar. Desta forma, os colaboradores ficaram atentos para eventuais processos que possam ser adaptados às necessidades da Organização X.

Organizations are constantly changing and as such, it is necessary that processes follow this evolution. This study aims at the identification, modeling, analysis and redesign of a process of the salary processing unit of the Human Resources Department of Organization X, using Business Process Management (BPM). The present investigation is based on a case study where individual and group interviews, direct observation and documentation analysis are carried out, such as the collection of information necessary to model the "as-is" process, supported by the Bizagi modeling and simulation tool. Process redesign is done through improvements identified by process stakeholders and related to redesign heuristics. The "to-be" process is identified as the best of 15 scenarios presented according to the parameters of the Devil's Quadrangle, defined by the unit's head. The results of the investigation indicate positive impacts on the quality of the process, since the controls performed were doubled, and the execution time that was reduced by 26.3%. This is an easy-to-implement solution that reduces process time and improves process quality by reducing the risk of error. In accordance, this study helped Organization X to improve the process of validation and control of supplementary work. In this way, employees were attentive to possible processes that could be adapted to the needs of Organization X.