O impacto no desempenho financeiro, operacional e no dos fornecedores da centralização da gestão das compras de material assistencial de residências assistidas em hospitais: o caso grupo José de Mello

Abstract

Reconhecendo a centralização das compras como uma estrutura que promove a eficiência e a economia de escala, o grupo José de Mello Residências e Serviços optou por centralizar a compra de material assistencial no grupo José de Mello Saúde com o intuito de reduzir custos. Este trabalho tem como objetivos principais monitorizar a transição para a nova estrutura de compras e avaliar, não só o impacto financeiro, mas também no desempenho operacional e no dos fornecedores. A nova estrutura de compras define-se como uma estrutura híbrida, caracterizada pela centralização da gestão das compras sem centralização dos armazéns. Para além da avaliação da redução de custos diretos, a inclusão de uma dimensão operacional e de desempenho dos fornecedores é importante na compreensão do impacto da centralização em fontes de custos indiretos ou relacionados com qualidade, uma preocupação constante da organização. Como resultados principais, observamos que a centralização da gestão das compras foi acompanhada por uma redução média de 16,5% nos preços de compra, porém refletida numa redução de custos de apenas 2,17% em sete meses. A redução de custos inferior ao esperado pode ser justificada pela incapacidade de obter preços mais competitivos para alguns dos artigos de maior consumo das residências. Por outro lado, a centralização das compras resultou num período médio de espera das encomendas mais longo e mais variável, associado a pior qualidade e a maiores custos indiretos. O estudo conclui que apesar da ligeira redução de custos, a centralização da gestão das compras no grupo José de Mello Saúde não assegura um melhor serviço, principalmente para os artigos exclusivos das residências. Foram identificadas possíveis fontes de custos indiretos e sugeridas ações para promover uma função de compras mais eficiente e sem prejuízo da qualidade.

Recognizing purchasing centralization as a structure to enhance efficiency and promote economy of scale, José de Mello Residências e Serviços has adopted the participation in the purchasing group of Jose de Mello Saúde for assistance material in order to reduce costs. The main objective of this work is to monitor the transition to the new buying structure and evaluate not only the financial impact, but also the operational and suppliers performance. The new structure is defined as a hybrid structure, characterized by the centralization of purchasing management without centralized warehouse. In addition to evaluate the reduction of direct costs, the inclusion of the operational dimension and supplier performance is important to understand the relationship to indirect costs and quality, a main concern of the organization. As main results, centralized purchasing was accompanied by a reduction in average prices of 16.5%, but only by a cost reduction of 2.17% in seven months. The lower cost reduction than expected can be justified by the inability to obtain competitive prices for the items of greatest consumption of the residences. Moreover, the centralized purchasing resulted in longer average waiting period of orders and more variable, which is associated with poor quality and higher indirect costs. This study concludes that despite the slight cost reduction, the centralization of purchasing management at José de Mello Saúde does not ensure a better service, especially for exclusive products. We identified possible sources of indirect costs and suggested actions to promote a more efficient purchasing function without compromising quality.