Gestão documental: um estudo de caso

Abstract

Actualmente, a gestão documental das organizações não se resume à mera ideia física da geração, comunicação e arquivo de registos em papel, tendo evoluído para o suporte informático através da Gestão Electrónica de Documentos. As organizações necessitam de ter controlos eficientes para a gestão da informação e dos seus documentos, e indicadores sobre os benefícios que esta actividade lhes pode gerar. Devido ao número crescente de documentos que as organizações criam e mantêm, e considerando que em muitos casos esta se encontra desagregada, a pesquisa por informações importantes pode tornar-se numa tarefa árdua. Quanto maior a quantidade e diversidade de documentos, mais complexa se torna a sua gestão e mais difícil se revela a acesso à informação neles contida. Neste contexto, as aplicações informáticas de Gestão Documental têm-se destacado como uma ferramenta estratégica para garantir agilidade na gestão de documentos, facilitando assim o acesso à informação e potenciando a obtenção de conhecimento no seio das organizações. A presente dissertação pretende apresentar as características e a evolução da Gestão Documental e descrever o processo de desenvolvimento do projecto de consolidação das múltiplas bases de dados de Gestão Documental existentes do Grupo REN numa plataforma unificada e orientada ao serviço. Com o objectivo de recolher informação que permita caracterizar, criticar e propor melhorias sobre o tema do estudo e da sua implementação na empresa, foram realizadas entrevistas a especialistas, os quais sendo também utilizadores diários da plataforma de gestão, fizeram parte do projecto de implementação da ferramenta.

Nowadays documental management is no longer about the physical idea of paper records being produced, communicated and archived, but it has evoluted to the electronical format through Enterprise Content Management. Organizations need to have efficient document management controls and indicators about the benefits that this activity can bring to them. Due to the growing number of documents that organizations create and maintain, and considering that in many cases they are disaggregated, the search for important information can become a difficult task. As the number and variety of documents grow more complex its management becomes and more difficult is to have access to the information that they contain. In this context Enterprise Content Management applications emerged as strategic tools to achieve agile documents management and improving access to knowledge inside the organizations. This dissertation aims to present the characteristics and evolution of Content Management, and to describe the development of a multiple databases consolidation project that took place in REN Group providing a unified and service oriented platform. Having in mind information gathering to describe, criticize and to present improving measures regarding the case study and his implementation in the company a set of interviews were made to specialists, which were involved in the project implementation and also are end users of the tool.