Gestão de documentos de arquivo com uso de sistemas em software de código aberto

Abstract

A Gestão de Documentos de Arquivo é um processo essencial para as Organizações Públicas ou Privadas e para indivíduos focando-se no registo, descrição, acesso e preservação dos documentos associados às suas atividades. Cada vez mais organizações e indivíduos têm de gerir enormes massas documentais não se referindo estes documentos apenas a textos escritos, mas também arquivos fotográficos, sonoros, entre outros. Entretanto o crescimento da massa documental digital, com as evoluções tecnológicas dos últimos anos, tem vindo a acelerar, contrariamente ao suporte físico, que cada vez mais é digitalizado e destruído ou simplesmente substituído pelo formato digital. A evolução dos Sistemas de Informação permitiu avanços na Gestão de Documentos de Arquivo, pois facilitou a sua operacionalização, contribuindo para maturar práticas e conceitos. Em especial, o movimento do Software Livre trouxe novos sistemas nas mais diversas áreas, incluindo as da Gestão de Documentos de Arquivo. A implementação mais alargada destes sistemas trouxe a descoberto necessidades que podem ser colmatadas com implementações de arquiteturas mais modernas, garantindo maior elasticidade e disponibilidade. Ao verificar a existência limitada de investigações sobre este tema, esta dissertação procura, em termos gerais, identificar se é possível implementar um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo unicamente com software livre. No âmbito da investigação, foi necessário identificar os principais requisitos alinhados com normas e standards relevantes, criar um modelo conceptual para selecionar implementações e, criar um protótipo que demonstre ser possível resolver o problema definido. A investigação foi conduzida socorrendo-se da metodologia DSRM, ao realizar cada uma das atividades definidas, aplicando-as ao problema e objetivos da dissertação. Finalmente, a investigação demonstra, através da concretização do modelo conceptual, desenhado a partir das técnicas investigadas e descritas na revisão de literatura, que é possível implementar um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo, com Software Livre ou de Código Aberto.

Document Management is an essential process for Public or Private Organizations and also for individuals, that focuses in recording, describing, accessing and preserving documents linked to their activities. In an increasing matter, individuals and organizations need to manage huge amounts of documents, these documents not being solely text-based but also photographic archives, sound archives, among others. Meanwhile the growth of digital assets, with all the technological evolution from the past years, has been accelerating, and the physical assets have been decreasing in proportion, as they are mostly scanned and destroyed or simply replaced by a digital format. The evolution of Information Systems allowed breakthroughs in Document Management as it has facilitated it’s operationalization, contributing to practices and concept maturity. In particular, the Free Software Movement brought a wave of new systems in the most diverse fields, including Document Management. The increase in implementations in the field uncovered new requirements that can be covered with the use of modern architectures, that warrant more elasticity and availability. Observing the limited amount of investigations on this theme, this dissertation aims, in general, to identify if it is possible to implement a Document Management System only with Open Source Software. Within the scope of the research, it was necessary to identify the main requirements aligned with relevant norms and standards, create a conceptual model to select implementations and, create a prototype that demonstrates that it is possible to solve the defined problem. The research was conducted using the DSRM methodology, by performing each activity defined, applying them to the problem and goals of the dissertation. Finally, the research demonstrates, through the implementation of the conceptual model, designed based on the investigated techniques and described in the literature review, that it is possible to implement a Document Management System, with Free or Open Source Software.