Difficulties of public legislation for the acquisition of goods and services

Abstract

The role of purchasing is increasingly important for companies in the public sector, which are increasingly seek efficiency and effectiveness in their procurement processes. However, public companies need to govern all their activities respecting the legal procedures which sometimes leads to some operational difficulties, resulting in inefficiencies in the procurement process. This dissertation aims to identify opportunities for improvement in the procurement process in the public sector, looking specifically at the difficulties felt as a result of legally imposed procedures. The adopted methodology is based on a dissertation per case study applied to the public procurement process in the Portuguese context. A public university - ISCTE - Instituto Universitário de Lisboa, was used as an example, but the proposed approach could be applied to other public entities. Direct observations, informal and formal interviews, and necessary documentation were collected for data analysis. The procurement process was described based on the internal procedures adopted, and based on the legal terms, since these are organizations that are under the jurisdiction of the Public Procurement Code. The results of the research allowed to conclude that the application of lean thinking in public entities can be useful in the fight against the difficulties felt in the application of the law in the public procurement processes. To conclude this dissertation, three proposals to improve the procurement process of a public entity were presented. If implemented, these proposals eliminate waste and create value, being in accordance with the philosophy of lean thinking.

O papel das compras é cada vez mais importante para as empresas do setor público, as quais procuram cada vez mais eficiência e eficácia nos seus processos de compra. No entanto, as empresas públicas precisam de reger toda a sua atividade respeitando os procedimentos legais, o que por vezes traz algumas dificuldades de operacionalização, resultando em ineficiências no processo de compra. Esta dissertação surge neste contexto, tendo como objetivo identificar oportunidades de melhoria no processo de aquisição no setor público, olhando especificamente para as dificuldades sentidas como resultado dos procedimentos impostos legalmente. A metodologia adotada baseia-se numa dissertação por estudo de caso aplicado ao processo de contratação pública no contexto português. Uma universidade pública - ISCTE - Instituto Universitário de Lisboa, foi usada como exemplo, podendo, no entanto, a abordagem proposta ser aplicada a outras entidades públicas. Observações diretas, entrevistas formais e informais, e documentação necessária foram recolhidas para análise de dados. O processo de compra foi descrito com base nos procedimentos internos adotados e com base nos termos legais, uma vez que são organizações sob jurisdição do Código de Contratação Pública. Os resultados da pesquisa permitiram concluir que a aplicação do pensamento lean em entidades públicas pode ser útil no combate às dificuldades sentidas na aplicação da lei nos processos de compra pública. Para concluir esta dissertação, foram apresentadas três propostas de melhoria ao processo de compra de uma entidade pública. Se implementadas, estas propostas eliminam desperdícios e criam valor, estando em concordância com a filosofia do pensamento lean.